La constante évolution de la communication digitale a un impact certain sur la gestion des projets. En effet, la façon dont les équipes collaborent, communiquent, et partagent les informations gagne en instantanéité et en précision. Cette communication digitale est particulièrement marquée par l'essor des outils de collaboration en ligne, l'usage de visioconférences, mais également par l'avènement des réseaux sociaux dans le domaine du project management. Comment la communication digitale a-t-elle bouleversé la gestion de projets ? Quels sont les avantages à adopter une bonne stratégie de communication digitale ? Comment devenir chef de produit de communication digitale ? On répond à toutes vos questions !
Communication digitale contre communication traditionnelle
De la phase de lancement d'un projet à sa clôture, les échanges d'information entre les participants sont capitaux. Il en va de la bonne tenue du projet, mais surtout de sa concrétisation dans les délais impartis par les clients.
Plusieurs points différencient la communication traditionnelle de la communication digitale. Tout d'abord, les canaux de la communication traditionnelle correspondent à des échanges d'informations sur des supports écrits tels que des comptes rendus, des imprimés. Les brainstormings se déroulent en organisant des réunions physiques entre les collaborateurs ou des conférences téléphoniques. Tandis que la communication digitale répond à une notion d'instantanéité plus productive, avec l'utilisation de plateformes collaboratives accessibles à tous les collaborateurs, y compris ceux basés dans d'autres pays. Les échanges se font ainsi par email ou via les réseaux sociaux afin de gagner du temps.
D'autre part, l'accessibilité des informations dans la communication digitale se fait en temps réel. En effet, le système de stockage des documents relatifs à la gestion de projets est centralisé afin que chacun des utilisateurs puisse les extraire rapidement et à tout moment. En revanche, dans la communication traditionnelle, l'archivage se fait sous forme de documents physiques stockés dans un endroit précis. Leur accessibilité requiert donc plus de temps et une logistique plus complexe.
Par ailleurs, le coût d'organisation d'une gestion de projet est proche de zéro en utilisant la communication digitale. En effet, les outils collaboratifs ou les plateformes en ligne ne nécessitent que très peu d'investissement financier, en comparaison avec la communication traditionnelle dont les coûts d'impression des documents représentent un budget considérable selon l'effectif de l'équipe. Enfin, dans une perspective écoresponsable, l'impact de la communication digitale sur l'environnement est nettement moindre compte tenu de l'absence de traitement des déchets de papier ou de l'empreinte carbone relative aux déplacements des collaborateurs pour assister aux réunions physiques de gestion de projet.
Il est possible de classer les différents types de communication digitale de cette manière. Les outils de communication synchrone qui permettent de communiquer de manière instantanée, et en temps réels, sont des outils accessibles depuis un PC ou un périphérique mobile. Les plateformes de visioconférence sont essentiellement utilisées pour regrouper plusieurs membres de l'équipe dont la présence physique au même endroit est impossible. D'autre part, les outils de communication digitale asynchrone sont les mails, les posts sur les réseaux sociaux, mais également les sites internet, les forums, etc. Dans le cadre d'une gestion de projet, l'utilisation de ces canaux de communication digitale permet de collaborer à distance tout en préservant la synergie d'équipe. Il existe aussi d'autres modes de communication digitale utilisés dans la gestion de projet : les webinaires, qui permettent de développer des concepts sous la forme d'une présentation orale et en vidéo auprès de plusieurs auditeurs.
Quels sont les avantages de la communication digitale ?
Optimisation du travail collaboratif dans la gestion de projets
Grâce à l'instantanéité de l'accès aux informations, l'ensemble des collaborateurs participant peuvent pleinement se concentrer sur la gestion de projets. Le Master Project Management évoque les différents types d'outils collaboratifs en ligne qui facilitent les échanges d'information. Ainsi, quelle que soit la localisation géographique des protagonistes, l'organisation, la co-création et la validation d'une gestion de projet sont très facilement réalisables.
Par exemple, un expert en design thinking localisé à Paris peut aisément participer à une réunion de gestion de projet avec des experts situés au Japon ou à Londres. Par ailleurs, le chef de projet peut rapidement mettre à jour le planning des réunions sur un des outils de communication collaboratifs pour que les membres de l'équipe puissent automatiquement être informés des différents changements de programme. D'autre part, les outils de gestion de projet sont complétés par de multiples logiciels tels que des logiciels de traitement de texte, de création de tableurs, ou encore de mind mapping.
Mais aussi, les outils de gestion de projet offrent la possibilité de visualiser les différents états d'avancement du projet : initialisation, planification, exécution, contrôle et clôture du projet. En effet, grâce à des tableaux de bord complets, les membres de l'équipe ont accès à la liste des tâches à réaliser ainsi qu'à des rapports de productivité individuelle.
Potentialiser la productivité d'une équipe de gestion de projets
Afin de comprendre la notion de productivité d'une équipe de gestion de projets, revenons sur la définition de cette activité. La gestion de projet a pour objectif de concrétiser un projet dans le respect des contraintes budgétaires, temporelles et de qualité, imposées par le client. Pour parvenir à cette fin, le project manager doit s'assurer de :
définir clairement les objectifs du projet ;
mettre en évidence les différentes étapes du projet en tenant compte des ressources humaines et matérielles requises ;
établir un rétro-planning réalisable par l'ensemble des membres de l'équipe de gestion de projet ;
attribuer la responsabilité de chaque personne participant au projet ;
élaborer un système de contrôle d'avancement du projet et de résolution de problèmes.
Dans la mesure où la gestion de projet implique une communication fluide entre les équipes, le chef de projet doit également anticiper les différents canaux de communication digitale disponibles et accessibles : chat virtuel, médias sociaux, conférence en ligne, etc.
L'automatisation des tâches est un des leviers de la productivité au sein d'une entreprise. La gestion de projet en profite à travers la communication digitale qui permet de libérer les collaborateurs de certaines obligations redondantes. Le temps libéré potentialise ainsi la productivité en permettant aux équipes de se concerter sur les différentes étapes de la gestion de projet, jusqu'à sa conclusion. Par ailleurs, la centralisation des informations est un véritable atout qui offre un suivi en temps réel de la progression du projet.
Faciliter la communication collaborative
Pour qu'un projet puisse aboutir dans les meilleures conditions, en respectant les délais imposés par les clients, la communication collaborative et en synergie est indispensable. Les outils de communication digitale permettent alors de réunir les intervenants, quelle que soit leur localisation géographique. De plus, l'archivage des historiques des échanges effectués durant le projet permet de revenir sur des points à éclaircir, dans le but de retracer plus facilement les décisions validées ou les responsabilités attribuées à chacun.
Concrètement, de nombreux outils digitaux sont à la disposition des équipes dans la gestion de leur projet. Les plateformes de visioconférence en ligne favorisent l'organisation de réunions et des échanges virtuels, à distance. Tandis que les logiciels spécifiquement conçus pour la gestion de projet permettent de centraliser les informations et facilitent une vision macro du projet. Enfin, la mise en ligne des fichiers partagés permet d'y avoir accès de manière sécurisée et instantanée.
L'impact de la communication digitale sur la gestion des projets
On assiste à un véritable bouleversement du mode de fonctionnement des entreprises avec l'avènement croissant de la communication digitale. Le travail en équipe dans la gestion d'un projet est centralisable sur une plateforme en ligne, avec une disponibilité immédiate des informations. D'autant plus que l'automatisation de certains process peut être réalisée avec des outils collaboratifs en project management. Cela concerne par exemple :
notification de mise à jour des informations disponibles ;
alerte concernant le passage du projet d'une étape à la suivante ;
automatisation des flux de disponibilité afin que le chef de projet puisse planifier rapidement des réunions de gestion de projets ;
compilation automatique des rapports de projets ;
etc.
Dans le but de mettre en évidence tous les avantages de la communication digitale dans la bonne tenue d'un project management, des pratiques simples sont indispensables. Il convient alors de :
adapter les bons outils de communication aux besoins de l'équipe ;
organiser une formation sur l'utilisation des outils de communication afin de s'assurer que tous les participants puissent les exploiter de façon optimale ;
mettre en place un système renforcé de sécurisation des données digitales stockées et échangées ;
Comment devenir un chef de produit de communication digitale ?
La mission du chef de produit de communication digitale consiste à concevoir des digital products dans un ou plusieurs domaines d'activités spécifiques. Son rôle est de superviser la création, l'élaboration, la conception et la mise sur le marché de son produit final. Pour cela, d'excellentes compétences techniques sont requises, et plus particulièrement dans les domaines suivants :
gestion de projet ;
marketing ;
design thinking, UX et SEO ;
maîtrise technique de la conception d'outils de communication digitale.
La formation la plus adaptée pour devenir chef de projet de communication digitale est la préparation au Master project management. Durant votre cursus, vous renforcez vos aptitudes à concevoir des objectifs clairs, à élaborer des projets complexes et à mettre en place des stratégies de prises de décisions constructives pour votre équipe.