À l'issue d'un master MSC Project Management, l'heure est venue pour vous de mettre en application vos connaissances théoriques et pratiques. Afin de faciliter et fluidifier le travail en collaboration d'une équipe autour d'un projet, les outils numériques se révèlent indispensables pour sa gestion globale.
Parmi les nombreux outils de travail collaboratifs qui vous accompagneront tout au long de votre carrière, quels sont ceux qui seront le plus adaptés à vos besoins ? Nous vous présentons 10 applications digitales utiles qui optimiseront le travail en équipe tout en vous aidant à mieux l'organiser.
À quoi servent les outils collaboratifs ?
En entreprise, les outils de collaboration assistent le project manager et ses collaborateurs tout au long du développement du projet. Ils facilitent sa réalisation à chaque étape et améliorent la communication entre les membres de l'équipe. Les participants peuvent rapidement prendre connaissance de leurs tâches respectives par rapport au déroulement complet du projet. Sous forme de plateforme collaborative ou d'applications numériques, les outils collaboratifs agissent à plusieurs niveaux en offrant des avantages certains :
L'organisation est facilitée par les différents logiciels qui permettent de planifier les étapes d'un projet.
La communication est fluidifiée et simplifiée.
Le partage des documents en ligne rassemble toutes les informations que chacun doit connaître et qui doivent permettre la bonne réalisation du projet.
Ces programmes, accessibles en ligne ou sous forme de logiciels, assurent une productivité accrue.
En résumé, l'usage d'outils collaboratifs est essentiel pour tout project manager qui souhaite gérer un projet de manière optimale, tout en s'assurant de ne rien laisser au hasard.
Usages des outils collaboratifs dans une entreprise
Un chef de projet a tout intérêt à utiliser des outils de collaboration pour gérer efficacement le projet dont il a la charge. Les outils de travail collaboratifs apportent efficacité et transparence tout au long de celui-ci. Ils sont la clé d'une communication fluide entre tous les acteurs qui participent au projet, qu'ils soient en distanciel ou en présentiel, internes ou externes à l'entreprise.
Parmi ces outils, les plateformes collaboratives rassemblent plusieurs fonctionnalités sur un espace de travail virtuel. Logiciels tout-en-un, ils peuvent aussi se combiner à d'autres applications numériques pour compléter leur potentiel.
Les outils de gestion permettent de planifier les tâches individuelles ou collectives de chaque acteur du projet. Ils offrent au chef de projet une vue d'ensemble de leurs avancements par rapport à un planning défini.
Les applications de visioconférence ou les messageries instantanées de groupe permettent de transmettre des informations en temps réel et de programmer des réunions. Chaque membre de l'équipe est tenu au courant des nouveautés, des mises à jour et des avancées du projet.
L'accès partagé aux documents en ligne et leur stockage centralise les données. Chacun peut les consulter, les télécharger ou les modifier selon ses autorisations.
Les outils de gestion de projet facilitent l'organisation des tâches et la planification des rendez-vous, réunions et différents délais. Visuellement précis et clairs, les calendriers éditoriaux sont très efficaces pour suivre l'état d'avancement du projet avant la prise de décision.
Les outils collaboratifs : les grands alliés des project managers
La réalisation d'un projet demande temps et investissement. Afin d'assister le project manager tout au long de celui-ci, les outils collaboratifs lui sont d'un grand secours. En générant graphiques et diagrammes, ils garantissent une vision plus claire de chaque étape, au niveau financier et organisationnel. En outre, les outils de communication évitent les malentendus et les réunions inutiles ou trop fréquentes.
En passant par l'utilisation d'une plateforme collaborative qui regroupe plusieurs outils et applications dédiés à l'organisation et la communication autour d'un projet, le chef de projet parvient plus facilement à gérer temps et budget.
Entre outils synchrones, tels que messagerie instantanée ou visioconférence, et asynchrones, comme les logiciels de partage et de diffusion d'informations, la plateforme collaborative déleste grandement la charge de travail du project manager. Tel un assistant infaillible, cet outil centralise les éléments essentiels pour l'élaboration et le développement d'un projet.
10 outils collaboratifs que tout project manager devrait utiliser
Google Drive
Google Drive, l'une des célèbres applications de Google, est un outil pratique et intuitif de stockage en ligne de documents. Capable de stocker jusqu'à 15 Go de contenu gratuitement, Google Drive assure la sécurité de vos données grâce à différents systèmes de cryptage. Elle permet aux utilisateurs de créer, éditer et partager un grand nombre de données. Accessible depuis tous types de terminaux et partout dans le monde, cet outil se distingue pour son utilisation simple et sa fiabilité.
Slack
Slack est une plateforme de communication collaborative qui connecte entre eux les participants invités. Cet outil met en relation les collaborateurs d'un même projet via une messagerie instantanée. Selon votre fonction ou vos tâches, vous pouvez prendre part à différents espaces de travail et canaux qui regroupent les éléments et informations dont chacun a besoin. Plus qu'un outil de communication, Slack permet aussi le partage et la modification de documents, favorisant ainsi la collaboration et la transparence lors du développement d'un projet. Disponible sur ordinateur et smartphone, Slack s'utilise à tout moment et permet aux utilisateurs d'interagir facilement et de n'importe où.
Microsoft Teams
Parmi les nombreux logiciels de visioconférence, Microsoft Teams sort du lot. Multifonction, ce programme regroupe une messagerie instantanée, l'échange de documents, le partage d'écran et, bien entendu, la communication audio et vidéo. Pratique, cette plateforme collaborative peut rassembler jusqu'à 100 personnes, externes et internes à l'entreprise.
Trello
Trello est un logiciel particulièrement intéressant pour gérer un projet en équipe. L'application se présente sous forme de tableaux contenant des listes. Cette vue d'ensemble permet de savoir d'un coup d'œil quels objectifs sont réalisés et ceux qu'il reste à faire. Chacun peut apporter sa contribution aux tableaux et « cartes mentales » mis en place. Véritable outil multifonction, avec Trello, vous planifiez chaque tâche en indiquant une deadline. Si besoin, il est possible d'apporter des précisions à l'aide de notes et de commentaires à tout moment. L'avantage, c'est que Trello se connecte à d'autres applications comme Google Drive ou Slack pour compléter ses capacités. Avec son design clair et moderne, Trello est idéal pour prendre connaissance de l'avancée du projet en temps réel.
Evernote
Simple et efficace, Evernote n'est autre qu'un bloc-notes virtuel que chacun peut alimenter. Grâce à la sauvegarde de notes, images, vidéos ou extraits audios, vous conservez un compte-rendu complet de vos réunions. Evernote centralise toutes vos prises de note au sein de différents dossiers. Outil collaboratif, vous pouvez inviter tous les participants de la réunion ou d'un groupe de projet à se référer à ces notes et à y contribuer.
Klaxoon
Dans le même esprit qu'Evernote, Klaxoon assiste vos réunions pour les rendre plus dynamiques et ludiques. Cet outil propose plusieurs fonctionnalités allant du sondage au questionnaire selon le sujet du jour. Les collaborateurs à distance peuvent aussi y participer. Chaque membre de la réunion répond aux sollicitations ou apporte ses réflexions à travers l'application. Klaxoon incite les participants à s'impliquer et à prendre une part active à la prise de décision et à la gestion du projet. Un tel outil parvient à créer un engagement fort en impliquant les collaborateurs de manière dynamique et efficace.
Advanseez
Outil de planification stratégique, Advanseez booste votre gestion de projet. En partant de vos objectifs, vous établissez un plan d'action via l'application. Cet outil collaboratif a été spécialement conçu pour optimiser la réussite d'un projet. Advanseez facilite son développement, des premières décisions jusqu'au plan d'action. L'espace de travail collaboratif est idéal pour structurer et hiérarchiser vos idées avant leur mise en œuvre. Le tableau de bord d'Advanseez dispose d'espaces propres à chaque collaborateur. Ceux-ci se voient ainsi assigner une tâche et des objectifs qu'ils peuvent modifier au fur et à mesure. Cette application, qui peut demander un temps d'adaptation, vous aide tout au long du projet.
Monday
Monday vous offre la possibilité de personnaliser vous-même votre tableau de bord pour qu'il corresponde précisément à vos besoins. En un coup d'œil, l'application vous fournit un aperçu global des objectifs de chaque collaborateur. Vous pouvez créer des tableaux partagés ou privés pour gérer un planning selon les priorités individuelles ou collectives. Avec Monday, il est possible d'inviter les clients et partenaires externes à l'entreprise qui sont liés au processus. Cet outil simplifie la gestion de vos projets en centralisant tous les éléments nécessaires à son développement.
Teamwork
Comme son nom le laisse entendre, Teamwork met l'accent sur le travail d'équipe. Le project manager assigne chaque collaborateur à une tâche précise. Teamwork propose de visualiser le projet sous forme de graphique ou de diagramme de Gantt. Parmi ses fonctionnalités, on retrouve également un time tracking, afin de respecter les délais de livraison, ou la facturation, pour gérer efficacement un budget.
Azendoo
Azendoo est une plateforme collaborative qui a pour but de fluidifier les échanges, de partager les documents et informations, de piloter un projet et de visualiser la réalisation des tâches de chaque collaborateur. Complète, l'application fait ressortir les points positifs et négatifs, facilitant ainsi la gestion du développement du projet. En intégrant une deadline, elle vous aide à vous situer chronologiquement, ce qui est utile pour mieux répartir les charges de travail. En ayant une vue d'ensemble du projet, vous assurez à votre équipe des performances optimales. Vous pouvez augmenter son potentiel en incluant d'autres logiciels comme Trello ou Slack.