Corollaire de la mondialisation et de la recherche de l'optimisation des performances en entreprise, le vendor management est de nos jours une notion incontournable qui ne s'improvise plus et s'apprend dès l'école de commerce pour être approfondie lors d'un MSC Purchasing.
C'est quoi le vendor management ?
La gestion des fournisseurs, en anglais le vendor management, est devenue une activité à part, après avoir longtemps été une partie de la chaîne logistique. Sa complexité et son importance étant devenues d'une telle importance qu'elle nécessite désormais un personnel dédié et formé.
Le vendor management inclut dans ses attributions la gestion et l'évaluation des fournisseurs, ainsi que la gestion des relations avec eux. En effet, les relations fournisseurs ont pris avec les années une importance capitale et participent à terme à l'objectif global de l'entreprise : réduire les coûts des matières premières, tout en augmentant la qualité des produits et services, tout en minimisant les risques et aléas que l'on rencontre fatalement dans la gestion d'une supply chain.
Pourquoi est-il essentiel dans les entreprises
Avec les années et les évolutions technologiques, il s'avère que toutes les entreprises d'un même secteur, pour une taille donnée, arrivent à un point où la production et la distribution des produits et services ne peuvent plus être améliorées et atteignent un palier. Le vendor management permet de passer ce palier en optimisant les paramètres en amont de la chaîne de production et de la logistique, pour en retirer les bénéfices en aval, et sur le long terme.
Le vendor management est donc important tout d'abord pour réduire les coûts de fournitures bien entendu, mais aussi pour améliorer in fine la qualité des services et produits, et surtout renforcer la compétitivité des entreprises en s'assurant de fournisseurs fiables et correspondant aux valeurs de la société.
Étapes clés dans le vendor management
Le vendor management repose sur trois composantes : l'identification des fournisseurs, la négociation des contrats avec eux, et le suivi des performances. À cela s'ajoute une composante sociale, non moins importante, la gestion des relations fournisseurs.
Identification et qualification des fournisseurs
Pour être capable de produire, une entreprise a besoin de se fournir en matières premières ou en matériel nécessaire à la fourniture de ses services. Elle commence donc par chercher des fournisseurs. Pour ce faire, elle a besoin d'établir un cahier des charges, répertoriant toutes les attentes en matière de qualité, de normes, de quantité disponible, mais aussi de fiabilité de l'approvisionnement. Pour trouver un fournisseur, une entreprise devra donc faire un appel d'offres, et sélectionner parmi les candidats celui ou ceux qui correspondent. Mais avant de signer le partenariat, il faudra qualifier ces fournisseurs, notamment en s'assurant de leur fiabilité, de leur historique, de la santé financière de l'entreprise candidate, sans oublier la comparaison des prix avec la concurrence à qualité et garanties égales... De même, la réputation d'un fournisseur peut entrer en ligne de compte, notamment lorsque l'entreprise prône des valeurs fortes comme le respect de l'environnement, la production locale... Avant la signature d'un contrat définitif, il est tout à fait possible, et même recommandé de passer un contrat d'essai à durée déterminée pour s'assurer du choix du fournisseur.
Négociation des contrats
Une fois le ou les fournisseurs sélectionnés, il faudra négocier avec eux les termes du futur contrat. Pour cela, la transparence et la franchise sont essentielles en ce qui concerne les attentes des deux parties. Pour les grandes entreprises, ce sera le service juridique qui préparera le contrat, en fonction des attentes des responsables de la supply chain. Il devra comprendre en termes clairs et non équivoques tous les aspects de la fourniture de matières premières, à savoir le prix, les délais, les garanties, les modalités de paiement, mais aussi des clauses de protection qui pourront inclure des pénalités ou des résiliations de contrats.
Suivi des performances (KPIs)
Les performances des fournisseurs peuvent être suivies et analysées grâce à des indicateurs clés, nommés KPIs, et qui regroupent des critères tels que la qualité des produits et services fournis, le respect des délais de livraison, le coût comparé à la concurrence, mais aussi la satisfaction des clients. Ces indicateurs sont établis par l'entreprise elle-même et permettent de mettre en lumière des problématiques pour y remédier. Les feedbacks et commentaires des clients, tout comme les rapports et audits potentiels, peuvent être pris en compte dans le suivi des fournisseurs, tout comme la qualité de la relation que l'entreprise nourrit avec eux.
Outils utilisés pour une bonne gestion des fournisseurs efficace
Pour gérer efficacement les fournisseurs, le vendor manager peut se reposer sur divers outils informatiques, qui l'aideront à archiver, comparer et analyser les différentes données.
Vendor management system
L'outil principal reste le vendor management system (VMS). C'est un outil informatique qui peut être propre à chaque entreprise, et qui permet de centraliser toutes les informations importantes sur le sujet. C'est-à-dire les contrats, les appels d'offres, le bilan des coûts, l'évolution de ceux-ci, mais aussi les performances chiffrées via les indicateurs clés. Bien utilisé, cet outil permet de prendre des décisions stratégiques rapidement, pour remédier à toute problématique ou évolution avec les fournisseurs.
Tableaux de bord
Certains tableaux de bord sont inclus dans un VMS, d'autres peuvent être créés par l'entreprise en fonction de ses besoins. Ils centralisent les données recueillies par les différents logiciels de gestion des fournisseurs pour permettre une visualisation facile des performances, du bilan coûts/dépenses, des défaillances, mais aussi des résultats des différents rapports et audits. Certains tableaux de bord affichent même des graphiques qui permettent de se représenter visuellement ces différents paramètres.
L'importance de renforcer la relation fournisseurs pour un sourcing optimal
Plus qu'une simple relation contractuelle, la relation entreprise/fournisseur doit bénéficier d'une attention particulière, car elle permet de nouer une collaboration solide qui améliorera les performances des deux parties. En effet, développer une relation de confiance et de réussite commune avec les fournisseurs pourra aboutir à des conditions commerciales avantageuses et exclusives, mais aussi à une flexibilité et une compréhension essentielle lors des moments de crise que peut traverser une entreprise.
Ainsi, pour renforcer la relation avec les fournisseurs, il est nécessaire d'établir une communication transparente qui fait état des attentes et des objectifs des deux parties, mais aussi pourquoi pas pour fidéliser les meilleurs fournisseurs, de recourir à un programme de récompenses, voire de participer à leurs investissements pour renforcer leur capacité de production et la qualité de leurs services.