Valoriser son stock et donc avoir une meilleure santé financière pour une entreprise passe par l'inventaire annuel. Mais cela peut constituer pour de nombreuses entreprises une période fastidieuse qui mobilise de nombreuses ressources humaines et matérielles. Pour faciliter le procédé et donc éviter d'avoir à fermer ses entrepôts, le comptage des articles peut être étalé. Il est alors possible de réaliser un inventaire tournant. Celui-ci consiste à compter régulièrement ses références en stock. Voyons plus en détail ce qu'est un inventaire tournant.
C'est quoi un inventaire tournant ?
L'inventaire tournant consiste à compter les références de ses produits régulièrement, soit quotidiennement, hebdomadairement ou encore mensuellement. Ce type d'inventaire présente un fonctionnement simple. Il impose de compter les groupes de références définis au préalable afin d'optimiser le comptage des différents articles.
Plusieurs méthodologies sont alors possibles :
Le comptage cyclique d'un groupe. Celui-ci permet de créer des groupes d'articles que vous pourrez compter via différents critères : taille, poids, valeur, rotation… C'est la technique la plus simple à mettre en œuvre. Elle est idéale quand vous commencez et permet de réaliser des inventaires réguliers. Vous pourrez ainsi facilement détecter les écarts de stock.
Le comptage cyclique aléatoire. Ici, il s'agit de compter les articles sans critère spécifique. Ce modèle est à privilégier quand les références ont des caractéristiques similaires.
L'inventaire tournant complète les autres types d'inventaire que sont l'inventaire annuel, l'inventaire permanent et l'inventaire intermittent. Son principe est d'identifier, compter et évaluer les stocks de façon précise. Il sera ainsi possible de déterminer quantitativement les articles, mais également les matières premières, les marchandises en cours de production et celles pas encore vendues ou livrées. À noter, le stock physique est comparé au stock théorique. La différence est alors l'écart d'inventaire. Pour faciliter l'inventaire, une gestion des stocks efficace est indispensable. Pour cela, il peut être utile de procéder à un étiquetage précis des produits et une organisation pointue des stocks.
Cet inventaire tournant allège néanmoins la charge de travail. Il sera ainsi plus simple qu'un inventaire annuel puisqu'il n'impose pas de suspendre l'activité. Les stocks sont régulièrement actualisés. Il est toutefois important de mettre en place des dates rigoureuses (des intervalles entre les différents inventaires) pour réaliser une opération efficace.
On considère que l'inventaire tournant est une méthode idéale pour améliorer la gestion des stocks. En France, toute entreprise doit réaliser au moins un inventaire par an. Elle pourra ainsi connaître précisément l'état des stocks. Et l'inventaire tournant est la meilleure solution, car il présente de nombreux avantages.
Avantages d'un inventaire tournant par rapport à d'autres types d'inventaire
Nous l'avons vu, il existe différents types d'inventaires.
Inventaire périodique
L'inventaire périodique consiste à contrôler de temps en temps ses stocks. Il peut avoir une fréquence variée (mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel). Il est fait manuellement et consiste à faire un comptage des emplacements de l'entrepôt. Il sera alors possible de déterminer précisément la quantité de marchandise disponible. L'avantage de ce type d'inventaire est qu'aucun dispositif informatique n'est nécessaire. Étant manuel, ce type d'inventaire possède toutefois un inconvénient : le risque d'erreur élevé. Il s'adapte donc plus particulièrement aux petites entreprises.
Inventaire annuel
Ce type d'inventaire se réalise principalement lors de la clôture des comptes d'une entreprise. L'opération se fait une fois par an (généralement au mois de décembre). L'objectif est de confirmer les résultats de l'inventaire comptable. Cet inventaire prend en compte toutes les références et est donc particulièrement chronophage. L'entreprise devra alors mettre en pause son activité pour procéder au comptage. Cela peut également s'avérer coûteux, car l'entreprise peut avoir besoin de personnel supplémentaire. Une préparation optimale est nécessaire.
Inventaire intermittent
Si vous n'avez pas la possibilité de contrôler en permanence vos stocks, ce type d'inventaire est idéal. Celui-ci s'effectue uniquement en début et en fin d'exercice. Les marchandises ne sont alors pas comptées à échéance régulière. C'est une méthode très simple à mettre en œuvre qui permet de déterminer les variations de stock. Le stock initial en fin d'exercice est supprimé et apparaîtra sur le stock final. Même si ce type d'inventaire est simple à mettre en place (il ne demande pas d'investissement), la méthode de comptage est moins précise et peut entraîner des erreurs puisqu'elle est réalisée manuellement.
Avant de choisir le type d'inventaire parfait, il est important de bien évaluer vos besoins :
Quels types de produits possédez-vous ?
Quelle est la quantité de marchandise dans les stocks ?
Vous pourrez alors déterminer l'inventaire idéal pour votre entreprise et aurez un meilleur rapport efficacité-coût.
Les avantages de l'inventaire tournant sont nombreux. En comptant les références plus régulièrement, vous aurez une visibilité instantanée sur le stock. C'est aussi la possibilité d'avoir :
Un approvisionnement des stocks optimisé. En anticipant les ruptures et le surstockage.
Un suivi en temps réel des références en stock. Vous pourrez ainsi être alerté sans attendre en cas d'écart de stock entre l'ERP et le stock réel.
Une meilleure productivité. Il ne sera plus utile de fermer un entrepôt pour compter les articles.
Il est aussi une valeur sûre pour la gestion des stocks. Compter une partie déterminée des stocks à intervalle régulier est parfaitement adapté aux entreprises possédant de très nombreux articles en stock et dont l'inventaire change fréquemment. Les inventaires partiels réguliers peuvent permettre de rectifier des erreurs de stock en temps réel. Pour sélectionner les articles à inventorier, le taux de rotation est très important, tout comme la taille et le type de référence.
L'inventaire tournant peut être aisément adapté à ses besoins. Plusieurs méthodes peuvent alors être choisies. La méthode ABC (basée sur le principe Pareto) implique que 20 % des références représentent 80 % des ventes. Le responsable de l'entrepôt devra classifier les articles selon leur fréquence de vente. « A » correspondra aux articles les plus vendus. « B » correspondra aux articles du milieu. Et « C » correspondra aux moins vendus. Les articles « A » seront évidemment comptés plus souvent.
Outre la méthode ABC, il est aussi possible d'utiliser le comptage cyclique et le comptage cyclique aléatoire. Le premier est très utile lorsque l'entreprise débute avec l'inventaire tournant. Le fait de choisir une gamme d'articles précise permet de se familiariser avec cet inventaire sans avoir à s'engager dans un inventaire complet. La méthode aléatoire est idéale lorsque les articles présentent des caractéristiques similaires qui peuvent rendre la distinction difficile. Tous les articles seront ainsi comptés, même si la distinction basée sur la rotation, la taille ou la valeur est difficile.
Pour faciliter l'inventaire tournant, intégrer la technologie est une bonne idée. Il sera ainsi possible de programmer des comptages réguliers via des systèmes de gestion d'entrepôts (WMS). Les scanners de codes-barres sont aussi très utiles, tout comme l'identification par radiofréquence (RFID). Le comptage des articles sera alors plus rapide et précis. L'inventaire tournant peut aussi être réalisé via un logiciel d'inventaire. Il comptera périodiquement les stocks tout au long de l'année.
Autres avantages de l'inventaire tournant :
L'allègement des contraintes liées à la réalisation de l'inventaire ;
Plus de rupture de stock ;
Une correction rapide des erreurs.
Pour mettre en place l'inventaire tournant, il sera utile d'avoir une très bonne organisation et une classification optimale des articles. Cet inventaire tournant pourra remplacer l'inventaire annuel à condition que les articles aient bien été répertoriés une fois par an, au moins. Il pourra aussi être couplé à l'inventaire annuel pour plus de fiabilité.
Quel est l'état des stocks dans le cas d'un inventaire tournant ?
Surveiller l'état des stocks est capital. L'enjeu est d'éviter que vous manquiez d'articles, mais également que vous évitiez le surplus qui entraîne des coûts supplémentaires. Pour cela, il est nécessaire de bien connaître son cycle de production, de bien quantifier ses besoins et de comptabiliser précisément la quantité de produits. Il est alors utile de prendre en compte une légère marge de sécurité. Il faudra aussi bien connaître la durée du cycle de production pour adapter le stock des articles.
Surveiller l'état du stock est donc indispensable, car un stock trop faible peut provoquer une production irrégulière. Un stock trop élevé va quant à lui provoquer des problèmes de trésorerie.
Avec l'inventaire tournant, il sera plus simple de surveiller l'état de son stock, et de mieux le contrôler.
Comment mettre en place un inventaire tournant dans votre entreprise
Si vous désirez mettre en place un inventaire tournant pour avoir une meilleure organisation de vos stocks, c'est assez simple. Vous pouvez évidemment faire appel à un expert dans le domaine, comme une personne qui a obtenu un MBA supply chain Paris. Celle-ci maîtrise les techniques et technologies, mais peut également avoir l'aptitude de fabriquer des dynamiques efficaces.
Vous pouvez également faire appel à vos propres moyens et pour cela suivre différentes étapes.
Analyser votre stock
Cela vous permettra de mieux comprendre votre organisation et le taux de rotation de vos articles.
Repenser à votre organisation
Il est important avant même de mettre en place l'inventaire tournant de choisir les différents critères qui seront utilisés :
Méthodologie ;
Fréquence ;
Équipes mobilisées ;
Outils nécessaires.
Utiliser les bons outils digitaux
S'équiper correctement est indispensable pour ce type d'inventaire. Une organisation interne spécifique est nécessaire. Vous devrez alors créer des groupes d'articles à compter, envoyer la liste de comptage aux différents opérateurs en charge et mettre à jour de façon instantanée les stocks. Différentes applications peuvent ainsi être utilisées, comme, par exemple, EvoInv ou Evolubat).
Commencer l'inventaire tournant
Cela vous permettra d'assurer un suivi continu du processus, mais aussi de vos équipes. Il vous sera également possible d'identifier les failles et de mettre en place les différents processus.