Le chef de projet joue un rôle important. Au même titre que le chef d'orchestre, ce professionnel de la gestion de projet a en charge un projet et doit le conduire à son achèvement. Il doit planifier et contrôler les différentes activités liées à celui-ci et cela durant toute la période durant laquelle ce projet est mis en place. Il guide l'équipe projet et fait la liaison entre les différentes parties pour mener à bien ce projet à sa réussite. Il doit donc interagir à différents niveaux. Et il peut s'adresser à des interlocuteurs pouvant avoir des visions très divergentes. Pour être un bon chef de projet, différentes compétences et qualités sont nécessaires. Voyons ce qu'il en est.
Compétences d'un bon chef de projet
Le chef de projet ou project manager a différents rôles au sein de l'entreprise pour laquelle il exerce. En premier lieu, il doit atteindre les objectifs du projet mis en œuvre. Il doit alors veiller à ce que ce projet soit créé dans le respect des délais prévus et qu'il corresponde aux critères de qualité et de coût. Pour cela, il doit naturellement gérer les contraintes du projet :
Coûts ;
Délais ;
Périmètre ;
Qualité.
Il est responsable de ce projet et doit pouvoir assurer sa gestion, de son élaboration à sa clôture. Il doit ainsi déléguer, surveiller, contrôler. Il a aussi pour activité de gérer au mieux les ressources, qu'elles soient humaines ou non.
Il a l'entière autorité et responsabilité du projet en question.
Ces responsabilités sont variées et dépendent de l'entreprise pour laquelle il exerce. Le secteur d'activités de celle-ci, sa taille, son organisation ou encore sa culture peuvent en effet avoir une incidence sur les responsabilités du chef de projet. Néanmoins, certains rôles concernent tous les chefs de projet :
Assurer la liaison entre les différentes parties prenantes (fournisseurs, clients, utilisateurs finaux) ;
Définir les objectifs ;
Communiquer les objectifs ;
Développer les plans du projet ;
Contrôler et surveiller le déroulement ;
Obtenir les ressources nécessaires (main-d'œuvre, matériel, technologie) ;
Accompagner et soutenir les équipes ;
Établir les procédures du projet : gestion des risques, des incidents, des changements, de la communication ;
Fixer des budgets cohérents.
Pour avoir le rôle de chef de projet, selon le célèbre guide pour la gestion de projet PMBOK (Project Management Body of Knowledge), un gestionnaire de projet doit posséder différentes compétences qui peuvent être classées en trois catégories :
Les compétences techniques ;
Les compétences en leadership ;
Les compétences stratégiques et managériales.
Plus en détail, ces compétences correspondent à différents points. Ainsi, pour les compétences techniques, le chef de projet devra maîtriser la planification, la gestion du temps, l'exécution, prendre des décisions aisément ou encore avoir une pensée critique.
Dans le domaine du leadership, il doit savoir gérer les équipes, communiquer, négocier et être capable d'organiser des team buildings efficaces.
Pour ce qui concerne les compétences stratégiques, cet expert devra parfaitement connaître les activités et le fonctionnement de la société et être capable d'expliquer clairement aux équipes et aux parties prenantes la stratégie mise en place, les buts et objectifs du projet, les produits et services et les priorités.
Le métier évolue et dans un monde où le changement est incontournable, le chef de projet est devenu un élément capital pour les entreprises. De plus en plus d'entre elles ont d'ailleurs recours à ce professionnel. Avec cette augmentation, on voit également l'apparition d'outils et de méthodes ayant pour rôle de simplifier le quotidien des chefs de projet. Il peut s'agir de changement dans le domaine de la vision stratégique, des aptitudes pour le changement, des méthodes agiles...
Le chef de projet doit, en premier lieu, comprendre l'enjeu du projet qu'il doit mener. Il doit donc réaliser des analyses en amont pour bien comprendre les objectifs et finalités dudit projet. Il doit anticiper, identifier et étudier les différents besoins de celui-ci. Il devra également accompagner les professionnels impliqués afin qu'ils définissent leurs objectifs. Il doit encore piloter la bonne marche du projet. Lorsque le projet est lancé, le chef de projet devra coordonner sa réalisation. Il aura alors en charge la gestion de celui-ci. Il devra l'animer et l'organiser avec une méthodologie spécifique. Il pourra faire des arbitrages et devra donc superviser le projet en détail.
Dans le cas d'un changement nécessaire, le project manager devra faire adhérer l'équipe en charge du projet. Il devra donc définir ces changements et les accompagner. Pour cela, il devra communiquer et être convaincant. Il aura en charge l'anticipation et les propositions à mettre en place et devra les présenter à la direction, mais aussi aux équipes liées au projet.
Le rôle du chef de projet repose donc à la fois sur un savoir-faire (hard skills), mais également sur des soft skills (ou savoir-être). Il doit, en effet, faire preuve de pédagogie, mais aussi d'un sens du service pour se positionner en fonction du support. Il doit savoir travailler en équipe, mais également de façon autonome. Il doit également posséder un excellent relationnel et être à l'écoute. Il doit être critique. Ses compétences seront liées à :
La pédagogie ;
Le sens du service ;
L'autonomie ;
Le travail en équipe ;
L'adaptation ;
Le relationnel ;
L'écoute ;
Le sens critique.
Le chef de projet doit donc être capable d'assurer le rôle du « mouton à 5 pattes ». Il doit savoir mettre en œuvre différentes aptitudes et savoir réaliser différents rôles pour être efficace. Parmi ceux-ci, on peut signaler les suivants.
Encourager les bonnes habitudes
Un chef de projet doit avant tout savoir communiquer et encourager les bonnes habitudes. Pour que le projet se déroule sans le moindre accroc durant toute sa durée, le chef de projet doit avoir une communication totalement transparente, être cohérent et avoir d'excellentes habitudes. Il doit donc être capable d'avoir une communication optimale. Il devra ainsi encourager ses équipes à partager leurs idées, leurs suggestions, leurs préoccupations, mais aussi leurs problèmes. C'est une bonne habitude à mettre en place. Il sera ainsi possible d'organiser des réunions hebdomadaires pour parler.
Fixer des objectifs réalistes fait aussi partie des bonnes habitudes à avoir. Cela fait partie des « livrables », des indicateurs qu'il faut suivre pour évaluer les progrès. Le chef de projet devra donc définir à l'avance ces éléments pour planifier au mieux les ressources conséquentes. Prendre de bonnes habitudes est capital pour un chef de projet efficace. Il devra aussi favoriser les bonnes habitudes dans ses équipes. Savoir être organisé, suivre son programme précisément doit faire partie de ces bonnes habitudes. Celles-ci sont importantes pour un chef de projet. Et mieux vaut les organiser avant même de commencer un projet pour ne pas perdre de temps. Le chef de projet peut s'inspirer des autres chefs de projet de son entourage pour adopter des habitudes efficaces.
Gérer des problèmes
Lors de la création du projet, le project manager peut faire face à des difficultés. Des problèmes apparaîtront alors. Les problèmes les plus fréquemment rencontrés par les chefs de projet sont :
Le manque de temps ;
La difficulté à fédérer les collaborateurs ;
La difficulté d'identifier les actions à mener ;
La difficulté à prendre suffisamment de recul ;
La peur de prendre des risques…
Et lorsque l'on fait face à des problèmes, il est indispensable de savoir réagir de la meilleure des façons.
Et la première des choses à mettre en place est alors la communication. Parler avec les différents collaborateurs permettra de mieux définir le problème et de trouver des solutions plus facilement. En écoutant les idées, les préoccupations ou encore les suggestions des collaborateurs, il sera plus simple de faire face aux problèmes présents et trouver des solutions adaptées.
Les problèmes sont fréquents pour un chef de projet et il ne faut pas les craindre. Ils permettent de mieux avancer et de trouver des idées lumineuses pour les surmonter.
Ne pas craindre les changements
Lors d'un projet, il n'est pas rare que des changements doivent intervenir pour poursuivre le travail. Le gestionnaire de projet devra donc prendre ces modifications en compte pour poursuivre son avancée. En aucun cas, il ne devra bloquer son travail s'il fait face à un changement de dernière minute. Il pourra déléguer à d'autres services pour mieux prendre en charge le changement.
Un chef de projet doit savoir travailler avec le risque de changement imprévu. Il doit pouvoir réagir vite et bien et prendre en charge cette nouveauté sans être ébranlé.
Capacité d'organisation
Même si le chef de projet est une personne possédant du leadership, il doit aussi savoir s'organiser au mieux. C'est un point capital. Sans une bonne organisation, il ne pourra pas correctement travailler et ne rendra pas le travail demandé dans les délais. Maîtriser l'organisation lui permettra également de savoir à qui faire appel pour le projet. Être organisé sera aussi très utile pour tirer le meilleur parti des collaborateurs. Il sera aussi plus simple de résoudre les problèmes qui peuvent survenir.
Une organisation optimale permet d'avoir une stratégie de gestion de projet de qualité et donc de mieux travailler. Ce sera aussi nécessaire pour choisir les bons outils de gestion. La technologie est aujourd'hui incontournable et le chef de projet peut utiliser de nombreux logiciels pour utiliser les différentes informations qu'il doit prendre en compte.
Être bien organisé, c'est enfin, une fois le projet terminé, évaluer les performances de l'équipe avec qui on a travaillé. Savoir ce qui aurait pu être mieux, les problèmes rencontrés… Tout cela permettra d'élaborer un plan proactif pour éviter ces problèmes lors du prochain projet.
Travailler en équipe
On l'a déjà vu, mais la communication est un point central pour être un chef de projet efficace. Et cela impose un travail en équipe qui lui aussi est indispensable. Un project manager ne peut et ne doit pas travailler seul. Pour un projet d'envergure, urgent ou encore pour un projet transversal, le travail en équipe est nécessaire. Ce chef doit en effet communiquer avec tous les collaborateurs liés au projet et discuter avec eux pour distinguer les hypothétiques problèmes et les prévoir au mieux. C'est aussi une façon d'avancer plus vite, mais aussi d'élargir les horizons. Lorsque plusieurs métiers sont engagés dans le projet, les différentes compétences se rassembleront et ainsi il sera possible d'avoir des éclairages nouveaux.
Travailler en équipe est aussi une bonne chose pour encourager la prise de risque. Un groupe se sentira plus sûr pour prendre des initiatives. Partager ses connaissances est aussi un point important pour stimuler les énergies. Décloisonner est aussi nécessaire pour gagner en productivité.
Enfin, le travail d'équipe, dans le cadre d'un projet, va rassembler. L'esprit d'équipe sera ainsi amélioré et la cohésion sera meilleure.
Posséder un bon profil technique
En tant que responsable d'un projet de A à Z, le gestionnaire de projet a besoin de compétences techniques. Il pourra ainsi utiliser facilement différents outils comme des logiciels ou un équipement particulier. Parmi ces compétences, le chef de projet aura tout intérêt à maîtriser, par exemple :
Un logiciel de gestion agile ;
Un logiciel de gestion spécifique ;
Scrum ;
Kanban.
Les compétences peuvent néanmoins varier en fonction du secteur d'activités.
Analyser des résultats
Nous avons déjà mentionné le fait d'évaluer le projet une fois achevé. C'est une étape importante qu'il ne faut pas négliger. Cette analyse (ou évaluation) se fait en deux phases :
Le retour sur le déroulement du projet ;
L'examen des produits.
On a déjà vu que réunir son équipe et discuter de ce qui aurait pu être fait de façon plus adaptée est important. On soulignera alors ce qui a fonctionné et les réussites individuelles, mais aussi collectives. Il est aussi important de voir en détail ce qui a posé problème. Étudier les différents obstacles rencontrés est indispensable pour mettre en place un plan efficace pour ne plus être embêté la fois suivante.
L'analyse des résultats est utile pour bien évaluer le projet, identifier les problèmes et leurs solutions et montrer à l'équipe avec qui le chef de projet a travaillé que le projet a réussi, qu'elle est donc compétente.
Chef de projet : études nécessaires
Le chef de projet est un profil de plus en plus recherché par les entreprises. Il n'est donc pas étonnant que de nombreux postes soient disponibles. Pour devenir chef de projet, il faut avoir un niveau Bac +5, niveau demandé pour les chefs de projet. Avoir réalisé son cursus dans une école de commerce ou d'ingénieur est un plus.
Différentes certifications seront recommandées :
Certification CAPM ;
Certification PMP ;
Certification PRINCE2 ;
Certification Scrum.
Il est aussi possible de devenir chef de projet en obtenant un Master Project management. Ce diplôme permet aux étudiants de renforcer leur maîtrise dans la gestion de projet, la communication et le management. En suivant les cours avec l'ESLSCA, vous préparerez un diplôme en lien avec le PMI (Project Management Institute). Durant celui-ci, l'étudiant apprendra à maîtriser le Lean management et la méthode Agile. Des projets pratiques seront aussi au programme sous la supervision de professionnels aguerris.
C'est donc une formation particulièrement adaptée pour devenir chef de projet.