Lorsque vous devez gérer un projet, qu'il soit simple ou plus ardu, il existe un outil qui peut s'avérer très utile : l'organigramme des tâches. Il permet, en effet, de décomposer le projet en question en différents sous-projets et ainsi déterminer des tâches plus faciles à réaliser. C'est aussi un outil qui précisera la portée d'un projet et ainsi permettra de garder en vue les objectifs et livrables du projet. Vous souhaitez en apprendre plus sur l'organigramme des tâches ? On vous explique tout.
À quoi sert un organigramme de tâches ?
Le premier organigramme des tâches ou Work Breakdown Structure (WBS) a été développé dans les années 1950. C'est le département américain de la Défense qui en est à l'origine. Il a été décrit un peu plus tard, en 1962 précisément, dans un article de la Nasa. Cet article décrit et décompose le projet en éléments distincts afin d'assurer la livraison des différents livrables.
Cet organigramme WBS est une méthode de conduite d'un projet qui est toujours pertinente. C'est en effet une solution parfaite dans le cadre de projets ambitieux. Il consiste donc à diviser un projet en différentes petites tâches qui seront beaucoup plus simples à gérer par les équipes. Ces équipes peuvent par ailleurs prendre en charge différentes tâches simultanément. Cela est en effet possible grâce à la mise en évidence des relations de dépendance entre les tâches.
L'organigramme des tâches permet d'avoir un plan de projet hiérarchisé et visuellement agréable. Il permet aussi aux équipes de travail d'identifier clairement et rapidement les risques potentiels et les difficultés qui peuvent être rencontrées.
Cet organigramme est constitué de différents éléments indispensables :
Un référentiel de projet qui comprend le plan ;
La liste des participants ;
Le planning du projet ;
Les livrables et les tâches associées.
Il est important de ne pas confondre différents termes dans la gestion de projet WBS. Il peut s'agir d'organigramme des tâches, de calendrier de projet et de plan de projet, qui désignent des éléments différents à utiliser.
L'organigramme des tâches WBS permet une décomposition du projet via une représentation visuelle hiérarchisée et facilement compréhensible.
Le calendrier de projet désigne l'ensemble des tâches à réaliser avec des dates précises quant au début et à la fin de celles-ci.
Le plan de projet regroupe, quant à lui, les différents thèmes de projet. Cela concerne le budget, le plan de ressources, le calendrier du projet et l'organigramme des tâches.
Cet organigramme présente de très nombreux avantages pour un chef de projet. Sa dimension visuelle permet de comprendre aisément la portée du projet et de la représenter clairement et précisément. C'est capital lorsque le projet est d'envergure. Il sera ainsi plus facile de déterminer le nombre de personnes devant travailler dessus, et de fixer un budget adapté pour réaliser le projet.
Lorsque le projet en question est complexe, la décomposition en sous-tâches est indispensable. Le projet pourra ainsi arriver à son terme. Aucune tâche ne sera oubliée et il sera possible d'évaluer précisément le temps nécessaire pour mener à bien les tâches. Le projet sera ainsi orienté dans la bonne direction. Les actions de l'équipe en charge du projet seront aussi sécurisées.
C'est aussi une façon de faire que les différents collaborateurs impliqués dans le projet se sentent plus impliqués. Ils seront ainsi plus engagés et motivés pour atteindre leurs objectifs. Ils pourront alors visualiser les tâches à réaliser et les enjeux du projet. Les différentes parties du projet communiqueront plus facilement. La description détaillée du projet va favoriser la transparence et évitera les incompréhensions. Les acteurs pourront ainsi échanger sur des bases rationnelles et explicites.
Ce découpage des tâches est aussi une bonne chose pour identifier s'il est nécessaire (ou non) de créer des plans plus détaillés. Il sera ainsi possible de réduire certains risques inhérents à la gestion de projet (comme, par exemple, l'augmentation des coûts ou le non-respect des délais).
Modèles principaux pour créer un organigramme de tâches
Cet organigramme des tâches de projet fait partie des tâches principales de la gestion de projet. C'est la base de la planification détaillée du projet qui joue un rôle majeur pour préparer la mise en œuvre concrète. Il divise un projet en éléments organisés de façon hiérarchique.
Une norme, la norme DIN 69901-5 : 2009, prévoit l'organisation des tâches explicitement.
Il est à noter que le WBS doit être différencié des outils de gestion que sont le plan de projet et le plan de gestion de projet. Le premier organise tous les groupes de tâches par ordre chronologique, le second est un recueil des principaux plans.
Créer un organigramme des tâches est avant tout une convention qui comporte différents aspects pratiques :
Une vision claire de l'étendue de la prestation ;
Une augmentation de l'efficacité ;
Une orientation ;
Une base de communication ;
Une base pour la planification ultérieure.
Il existe trois types de modèles pour créer un organigramme des tâches.
L'approche descendante
On part du résultat global et on découpe le projet en sous-projets de plus en plus détaillés. Ceux-ci sont ensuite séparés en groupes de tâches. C'est un modèle qui convient parfaitement lorsque l'on possède déjà une expérience dans le type de projet mis en place et que l'on connaît les contenus du projet.
L'approche ascendante
Celle-ci s'appuie sur une direction inverse. On commence alors par le niveau le plus bas. On note toutes les tâches qui viennent à l'esprit, on les regroupe en groupe de tâches que l'on affecte à des sous-projets. C'est une approche parfaite si l'on est amené à découvrir au fur et à mesure de nouveaux domaines.
L'approche combinée
C'est une approche qui combine les deux modèles précédents. Dans un premier temps, on liste les tâches. Puis on note les sous-projets auxquels on attribue les tâches listées. On termine par lister les choses à faire. Il est alors capital de ne rien oublier et de ne pas répéter des éléments.
Trois modèles peuvent être utilisés pour organiser au mieux un projet :
Les diagrammes de Gantt. Ce sont les outils les plus utilisés. Ils offrent une représentation visuelle de qualité. On y retrouve la progression des tâches, le filtrage de celles-ci, les liens entre celles-ci, la modification des échéances…
Les tableaux de Kanban. Ils permettent de décrire de manière précise les tâches. C'est aussi une excellente solution pour optimiser l'utilisation des ressources humaines, techniques et financières.
Les calendriers. Ils permettent de concevoir une expérience visuelle de qualité. Il sera néanmoins nécessaire d'alterner les vues journalières, hebdomadaires et mensuelles.
Pour les projets de moyenne ou de grande envergure, il est recommandé de faire appel à des logiciels de gestion de projet spécifiques. Il sera ainsi plus rapide et facile de créer un WBS. Il sera également beaucoup plus facile de zoomer sur différents domaines du projet. Vous pourrez aussi lier les plans détaillés aux groupes de tâches et aux sous-projets, sélectionner des documents ou des responsables pour prendre en charge les tâches.
Éléments clés à inclure dans un organigramme de tâches
Lorsque l'on aborde les organigrammes des tâches, plusieurs questions peuvent apparaître. Quel système de classification doit-on adopter ? Les sous-projets doivent-ils désigner des phases, des produits ou encore des activités ?
Il pourra alors être utile de réaliser une distinction entre les différents types de classification :
Axé sur les délais, on divise alors le projet en différentes phases transposées en sous-tâches ;
Axé sur l'objet, on divise alors l'objet en différents éléments, attribués aux tâches ;
Axé sur la fonction, on classe le projet en fonction de différents domaines d'activité.
Ces trois principes peuvent être naturellement combinés. Toutefois, seul un type de classification devra être appliqué par niveau de classification.
Si vous vous lancez dans un projet complexe, vous serez sans aucun doute confronté à des obstacles. L'organigramme de tâches de votre projet sera indispensable. Ainsi, vos collaborateurs comprendront mieux leur rôle, à qui ils doivent rendre leur compte et avec qui ils doivent communiquer.
Différents éléments doivent donc être pris en compte dans l'organigramme. Il sera, avant tout, utile d'inclure tous les membres qui travaillent sur le projet :
Chef de projet ;
Promoteur du projet ;
Toute personne ayant une activité dans le projet ;
Toutes les parties prenantes importantes.
Pour créer un organigramme, plusieurs étapes sont incontournables.
En premier lieu, vous devrez donc identifier tout le personnel indispensable. Il faudra ensuite constituer vos équipes. Chaque membre doit présenter un intérêt pour le résultat, être investi et s'engager à obtenir des résultats. Il ne faut pas oublier d'engager un sponsor, un client et des experts.
Vient ensuite l'étape de l'affectation des coordinateurs de projet. Ceux-ci synchroniseront et intégreront les différentes activités de l'équipe.
Il est alors temps de développer l'organigramme. Vous devrez passer en revue tous les rôles et les responsabilités des personnes impliquées. Identifier les principaux décideurs et leur autorité est important.
Parmi les éléments à prendre en compte, on peut considérer les suivants.
Le codage
C'est un élément qui permet d'affecter les ressources, mais aussi les efforts et les modifications à un groupe précis de tâches. Le codage est utilisé pour différencier les tâches dans l'organigramme. Il existe différents types de codage :
Alphabétique ;
Numérique ;
Alphanumérique.
L'équipe de gestion du projet
Cet élément est capital pour mener à bien le projet en question. Il faut avant tout définir les objectifs du projet afin de trouver les bonnes personnes. Il ne faut oublier personne. Vous vous baserez, en premier lieu, sur les relations hiérarchiques dans votre entreprise pour déterminer les liens entre les collaborateurs.
Les buts du projet
Là encore, c'est un élément très important. Il vous dirigera tout au long du projet et est donc essentiel pour mener à bien celui-ci. C'est la base pour mettre en place votre organigramme technique de projet. Identifiez chaque but et associez-lui des tâches spécifiques.
Comment créer un organigramme de tâches
Si vous devez créer un organigramme des tâches pour un projet, plusieurs étapes ne doivent pas être négligées.
Décomposer le projet
La première sera de partir de l'objectif attendu et de décomposer le projet en sous-projets. Ceux-ci doivent être de plus en plus précis au fur et à mesure qu'ils sont décomposés en structures de moindre taille. Lorsque vous ne pourrez plus créer de sous-projets, il sera temps alors de créer des groupes de tâches puis des tâches. Ne pas oublier d'ajouter un court descriptif pour chaque tâche. Cela évitera les malentendus.
Identifier les responsables des tâches
Un responsable devra être nommé pour chaque tâche. Les rôles et les responsabilités seront ainsi bien définis. Cela permettra aux équipes de gagner en efficacité et facilitera la communication interne.
Définir le budget
La réalisation des tâches peut s'avérer onéreuse. Définir le budget de manière précise est donc utile pour éviter les mauvaises surprises. Le chef de projet devra définir le budget nécessaire pour chaque tâche. Il devra aussi suivre l'évolution du projet pour contrôler tout dépassement.
Définir la date d‘achèvement des tâches
Il est important, avant même de commencer le projet, de définir avec précision la date d'achèvement des différentes tâches. Même si les dates de ces tâches peuvent naturellement fluctuer, il ne faut néanmoins pas oublier de définir une date limite de réalisation.
Si vous rencontrez des difficultés pour mettre en place un organigramme des tâches pour votre projet, vous pouvez faire appel à un expert dans le domaine. Une personne possédant un Master Project Management sera alors une bonne solution pour vous assister et créer un organigramme optimal. Celle-ci aura, durant ses études, développé ses compétences stratégiques et managériales pour appréhender les outils et concepts de la gestion de projet, mais aussi d'une équipe. Elle sera donc idéale pour vous assister et créer un organigramme parfait.