L'automatisation des processus désigne l'usage de technologies et logiciels pour automatiser les fonctions et processus. Face à la concurrence, de nombreux entrepreneurs paniquent. La demande des clients évolue très rapidement, tout comme les marchés. L'automatisation est devenue un levier clé pour renforcer la compétitivité et la rentabilité des entreprises.
Comment fonctionne l'automatisation des processus dans les SI ?
L'automatisation utilise des logiciels pour optimiser les processus métiers (fabrication, recrutement, service client…).
Lors de ses débuts, l'automatisation des processus (BPA) correspondait à une notion plus vaste : la gestion des processus métiers (BPM), en prenant en charge les tâches chronophages et répétitives. Elle est devenue la pierre angulaire de la transformation numérique, qui est alimentée par des technologies telles que l'IA ou le Machine Learning. Il est possible aujourd'hui d'intégrer les dernières solutions BPA aux applications back-end et front-end, optimisant ainsi la Supply Chain, les RH, les finances, le service client...
L'automatisation convient aux tâches itératives avec des étapes ou des séquences formalisées. En veillant à la bonne application des processus en impliquant les personnes adaptées, activités et tâches répétitives seront éliminées grâce à un processus modélisé et planifié. Plusieurs domaines seront valorisés par l'automatisation :
Le recrutement : téléchargement des CV, traitement rapide des évaluations, suivis, refus…
L'intégration et la formation des collaborateurs : traitement des dossiers, simplification du recrutement…
La paie : avec la multiplication des travailleurs localisés dans différentes régions (et pays), l'automatisation des processus sera un atout important, pour le paiement des sous-traitants et des fournisseurs externes ;
La planification du personnel : devenue difficile à cause des différents lieux de travail et des nombreux services, il sera possible de synchroniser les demandes de congés ou les déplacements professionnels, et donc faciliter les tâches administratives au sein des RH ;
Simplification de la facturation : réduire les erreurs, les confusions comptables et même les risques juridiques ;
L'expérience client : créer des expériences plus personnalisées et accompagner les clients plus précisément ;
Les tâches réglementaires et de conformité : enregistrer des journaux et assurer la traçabilité.
Différents outils et techniques permettent d'automatiser les processus. Pour être efficace, mieux vaut se concentrer sur des tâches clés, comme l'hyper-automatisation, qui identifie et automatise rapidement les processus métier en combinant plusieurs technologies. L'IPA (Automatisation Intelligente des Processus) associe refonte des processus, automatisation robotisée et Machine Learning pour imiter et apprendre les tâches humaines. L'automatisation low-code/no-code permet aux non-développeurs de programmer des automatisations. Enfin, le Big Data facilite l'exploitation des données non structurées (retours clients, e-mails, images) via l'IA et le Machine Learning, optimisant ainsi la prise de décision et réduisant les tâches répétitives.
L'intelligence artificielle est aussi un outil incontournable dans le processus d'automatisation. Les données semi-structurées et non structurées cachent des informations précieuses. Les technologies RPA fonctionnent plus aisément avec les données structurées. C'est pourquoi l'intelligence artificielle, qui permet de structurer les données dans un format adapté, offre la possibilité d'utiliser la robotisation automatisée des processus (Robotic Process Automation).
Le traitement automatique du langage naturel (NLP) automatise les interactions clients et collègues en répondant aux demandes standards.
Lorsque le Machine Learning est intégré à la RPA, l'IA et le NLP permettent au Machine Learning d'identifier des tendances et des modèles, mais aussi d'apprendre des données. L'automatisation du processus gagnera alors en précision.
Derniers outils, les systèmes ERP intelligents facilitent la gestion des tâches courantes et financières.
Outils pour mettre en place les workflows automatisés
Le logiciel de workflow est un outil qui automatise et rationalise le processus de travail. Il améliore ainsi la productivité et l'efficacité, et automatise la gestion, les flux de travail et les tâches au sein d'une entreprise.
Le BPM automatise les workflows en trois étapes :
Choisir la plateforme ;
Créer un prototype ;
Déployer l'application et former les utilisateurs.
Le workflow automatisé permettra aux entreprises de gérer une forte charge de travail sans avoir besoin d'augmenter l'effectif de salariés.
RPA
La RPA ou automatisation robotisée des processus est idéale pour alléger les activités répétitives dans les entreprises. Privilégier la RPA favorise la satisfaction des employés puisque la monotonie entraîne inévitablement une baisse de la productivité.
Le RPA utilise des robots logiciels virtuels ou BOT. Cette technologie prend en charge les tâches :
manuelles et répétitives ;
volumineuses ;
systèmes multiples.
Cette automatisation peut être utilisée avec n'importe quelle application et gère les processus non modélisés. Elle limite les erreurs de saisie, réduit les coûts et accélère le travail.
BPM
La gestion des processus métier, ou Business Process Management (BPM) permet de créer des processus et de les optimiser sans cesse. Des workflows bien définis seront indispensables pour le bon fonctionnement des entreprises :
L'efficacité des processus est stimulée ;
Les défaillances opérationnelles sont visibles ;
Les étapes inutiles dans un processus seront mises en avant ;
Une agilité plus importante.
Quelles sont les différences entre RPA et BPM ?
Choisir entre RPA et BPM peut s'avérer difficile pour les entreprises. Le BPM optimise les flux de travail, tandis que le RPA exécute des tâches spécifiques sans intervention humaine.
Néanmoins, ces deux technologies sont complémentaires. Le BPM est avant tout une approche de gestion alors que le RPA est un concept de technologie logicielle. Lorsque le RPA est synchronisé avec le BPM, il comble les lacunes d'automatisation. Ensemble, ils permettent :
Une approche globale de rationalisation des processus métier ;
La numérisation des entreprises.
Avantages de l'automatisation des processus pour les entreprises
Pour que cette automatisation des processus soit réussie, il est important de respecter trois éléments :
Une adoption globale de cette automatisation ;
Adapter celle-ci aux personnes ;
Une approche centrée sur l'évolutivité.
Cette automatisation présente de nombreux avantages pour les entreprises.
La réduction des coûts
L'automatisation est une approche efficace pour maîtriser et réduire les coûts, renforçant ainsi la rentabilité.
La productivité
Avec l'automatisation, il sera possible de se concentrer sur des tâches particulièrement importantes. Elle va aussi réduire les retards.
Gagner du temps
En minimisant les erreurs et oublis, l'automatisation facilite le suivi des données et processus, ce qui fait gager beaucoup de temps.
Réduire les erreurs humaines
Les réalisations sont avec l'automatisation plus précises. Les entreprises seront plus efficaces.
Améliorer la communication
Cet outil sera idéal pour gérer au mieux les e-mails, les rendez-vous, les appels téléphoniques… L'automatisation est aussi parfaite pour garder les informations toujours à jour.
Améliorer le suivi des données
L'automatisation assure une collecte cohérente des données et libère du temps pour d'autres tâches.
D'autres avantages
L'automatisation permet de mieux travailler et offre des opportunités importantes dans le domaine de l'innovation. D'autres avantages peuvent être considérés. Elle peut aussi offrir des structures métier et des opérations plus efficaces, améliorer la conformité, réduire les charges trop lentes. Les membres de l'entreprise collaboreront mieux.
L'automatisation des processus est donc un atout très important pour les entreprises. Un expert détenant un Executive MBA en ligne pourra vous fournir de précieux conseils pour choisir les outils les plus adaptés et réaliser une optimisation des processus optimale.