Lorsque l'on vend des produits, une chose est particulièrement importante : la gestion de ses stocks. Il est en effet nécessaire de pouvoir disposer de la bonne quantité de stock pour fournir ses clients sans avoir à les faire attendre plus que nécessaire. Il est donc indispensable de surveiller de près le niveau de stock afin de pouvoir passer une nouvelle commande, en cas de besoin. C'est aussi très utile pour savoir la quantité de biens à commander et le lieu où seront stockés ces produits. Néanmoins, au jour le jour, il n'est pas toujours évident de savoir gérer son stock. Éviter la rupture de stock est pourtant capital. Et pour garder cet équilibre parfait, connaître les astuces pour ne pas faire face à une rupture de stock est primordial.
Quelles sont les causes principales d'une rupture de stock ?
Lorsqu'une entreprise ne peut pas fournir le produit désiré par un client, on voit apparaître la rupture de stock. Cela est particulièrement désagréable pour le demandeur, mais également pour l'entreprise. Le premier va devoir perdre du temps et sera insatisfait et frustré. Pour l'entreprise, ce sera une perte de productivité, mais aussi de revenus.
La rupture de stock peut avoir différentes causes. Cela peut provenir de :
Une mauvaise gestion interne ;
Vous n'avez pas prévu que le produit aurait ce succès et qu'il se vendrait ;
Vous n'avez alors pas prévu d'en commander d'autres et le stock est absent.
Cela peut aussi être dû à des motifs externes.
Le comptage d'inventaire est inexact ;
L'estimation des besoins est fausse ;
La demande a augmenté de façon inattendue ;
Un décalage entre les données informatiques et le stock réel ;
Un retard des fournisseurs ou de la livraison ;
Une stratégie de vente en flux tendu ;
Des erreurs humaines peuvent aussi être à l'origine de cette rupture.
La rupture de stock se produit quand les stocks d'un bien sont épuisés et que la demande est toujours existante.
Cela peut être donc dû à un succès important du produit en question, d'une demande inattendue ou d'un manque d'anticipation. Ce problème peut altérer l'image de la société, mais aussi la confiance du consommateur.
Pour ne pas faire face à cette rupture de produit demandé, il est important d'anticiper, et d'utiliser différentes techniques qui ont fait leurs preuves.
Le stock de sécurité : une solution populaire pour éviter la rupture de stock
La première des solutions qui peut être mise en pratique est le stock de sécurité. Celui-ci correspond au niveau supplémentaire détenu par un entrepôt pour faire face aux modifications de la demande. Afin de maîtriser les variations de stock disponible en fonction de la demande, le stock de sécurité peut être associé au stock minimum. Il s'agit de la quantité de produits indispensables pour répondre à la demande. Il doit être logiquement supérieur au stock de sécurité.
Le calcul du stock de sécurité se fait à partir de formules mathématiques tenant compte de différentes variables. On considère que la formule pour connaître le Stock de Sécurité nécessaire correspond à l'Écart type de la Demande X Coefficient de sécurité X racine carré du Délai de réapprovisionnement. On peut alors calculer le stock de sécurité. Des logiciels permettent de réaliser ce calcul facilement. Ce stock de sécurité sera basé sur l'historique des ventes et des prévisions de la demande. Différentes variables devront aussi être prises en compte.
C'est ainsi le cas des fluctuations de la demande. Si la demande du produit est imprévisible, elle est aussi difficile à maîtriser. L'effervescence des marchés entraîne la volatilité de la demande. De même avec l'apparition de nouveaux produits et la concurrence. S'ajoute également la saisonnalité qui a un impact direct sur les ventes et donc le niveau des stocks.
Pour calculer la variation de la demande, il faut déterminer la différence entre le chiffre d'affaires maximum et le chiffre d'affaires moyen au cours d'une période spécifique. Cela évitera les fluctuations saisonnières.
Autre variable à prendre en compte, le Lead time des différents fournisseurs. Cela correspond au temps moyen utilisé au fournisseur pour livrer les produits commandés à un entrepôt. Le délai est, en règle générale, décidé au préalable. Toutefois, il sera toujours utile d'ajouter un délai supplémentaire pour couvrir le stock de sécurité.
La qualité du service de l'entreprise est aussi à considérer. Il s'agit de la capacité à satisfaire la demande. Cela va dépendre majoritairement des attentes du client. Un client qui recevra le produit commandé sans attendre plus que nécessaire sera un client satisfait. C'est un indicateur qui s'oppose à la rupture de stock.
Le stock de sécurité se base sur le suivi des stocks. Or, comme aucun responsable ne souhaite « vivre dangereusement », il préfèrera opter pour des stocks supplémentaires pour faire face aux imprévus. Les entreprises, dans le cadre actuel particulièrement complexe, ont tendance à augmenter leur stock de sécurité de façon uniforme. Néanmoins, cela peut être la cause d'un entreposage de marchandises trop important. Ce surstock a un impact direct sur le coût logistique et donc la situation financière de l'entreprise.
Pour éviter ce surstockage, sans pour autant négliger le stock de sécurité, plusieurs stratégies peuvent être utilisées. Il sera ainsi possible de ne pas ajuster le stock de sécurité de manière uniforme. Il est alors nécessaire de trouver une formule qui va prendre en compte toutes les variables de la logistique. Pour gérer au mieux les milliers de codes SKU présents en entrepôt, faire appel aux nouvelles technologies associées au Big Data logistique sera une excellente idée.
Il est aussi possible de n'améliorer que les éléments et processus que vous contrôlez en totalité. Pour remplir un stock de sécurité de façon optimale, mieux vaut se focaliser sur les variables pouvant être contrôlées en interne. Pour éliminer les erreurs possibles, automatiser les processus et installer un logiciel de gestion d'entrepôt sera à privilégier. Ce logiciel sera aussi parfait pour contrôler les niveaux de stock.
Le stock de rupture limite de façon efficace les ruptures de stock. Il est dimensionné en fonction de différents critères :
L'importance du coût de stockage et du coût d'opportunité (coût d'une non-vente). Plus le coût de stockage est important par rapport aux coûts d'opportunité, plus le niveau du stock de sécurité devra être important.
Le niveau des aléas. S'ils sont très importants, le stock de sécurité devra être conséquent.
Le niveau de service souhaité. Si vous désirez proposer un niveau de service élevé, le niveau du stock de sécurité devra être important.
Pour contrôler correctement son stock de sécurité, il est important de prendre en compte la quantité à réapprovisionner. Il sera alors nécessaire de considérer ce réapprovisionnement en fonction :
D'un point de commande = stock de sécurité + demande moyenne par période X délai de réapprovisionnement ;
Du seuil de recomplètement = stock de sécurité + Quantité consommée durant l'intervalle régulier + Quantité consommée durant le délai de réapprovisionnement.
Autres stratégies pour éviter la rupture de stock dans votre entreprise
Le stock de sécurité est la base pour ne pas se trouver face à un manque de produit et ne pas pouvoir livrer le produit commandé. Mais ce n'est pas la seule stratégie qu'il est possible de mettre en place.
Faire des prévisions de la demande
Ce processus consiste à anticiper la demande et permet de déterminer plus précisément quand commander et quel stock. Vous vous baserez alors sur les données des années précédentes pour prévoir la demande. Le marché et les tendances seront à surveiller pour éviter les ruptures de stock lors des périodes de pointe.
Faire un recensement d'inventaire régulier
En réalisant un inventaire régulier, vous disposerez de données précises. Pour éviter les erreurs, vous pouvez automatiser la gestion de l'inventaire avec un logiciel adapté.
Suivre les indicateurs
Pouvoir s'assurer du bon contrôle des stocks passe par certains indicateurs logistiques. Il peut s'agir du :
Taux de rotation des stocks ;
Taux de rupture de stock ;
La couverture de stock.
Le taux de rotation des stocks permet de savoir le nombre de fois dans l'année où le stock a été écoulé. Il se calcule en deux étapes. Tout d'abord on divise par 2 le stock moyen (stock initial + stock final). On divise également le CA par le stock moyen. Il est aussi important de prendre en compte le temps d'écoulement des stocks. Pour cela, on multiplie par 365 le stock moyen divisé par le CA.
Le taux de rupture de stock mesure la fréquence des ruptures de stock et va ainsi permettre d'estimer le manque à gagner et d'ajuster les futures commandes. On le calcule en divisant le CA manque à gagner par le CA total.
La couverture de stock permet, quant à elle, de connaître le nombre de jours pendant lequel le stock va subvenir aux besoins. On le calcule comme suit : stock divisé par la consommation moyenne sur une période donnée.
Pour ne pas rencontrer une rupture de stock, très préjudiciable, il est donc indispensable de prévoir et de réaliser de nombreux calculs. Pour être sûr de ne pas commettre d'erreurs dans ceux-ci, il peut s'avérer très utile de faire appel à un expert du Supply chain. Celui-ci est une personne qui possède une grande expérience dans l'évaluation des causes de sous-performance et est capable de proposer des opportunités de transformation et un plan optimal pour mettre en œuvre les actions d'optimisation adéquates.
Il pourra pour cela posséder un Master supply chain management, un diplôme très intéressant de la logistique. Il sera ainsi capable de maîtriser les différents leviers de la performance d'entreprise et pourra proposer des stratégies parfaites pour éviter la rupture de stock. Il possède une fonction tactique de qualité et pourra ainsi identifier, planifier et gérer les différentes opérations logistiques. Il pourra aussi déterminer le stock d'alerte ou réaliser l'analyse de la demande et ainsi envisager le point de rupture de stock en aval. Il sera indispensable pour justement ne pas atteindre cette rupture de stock et ainsi ne pas rencontrer les différents problèmes liés à celle-ci.