Gérer un entrepôt nécessite la mobilisation de certaines connaissances et procédures permettant de contribuer à la satisfaction des clients. La gestion d'un entrepôt logistique permet à une entreprise de recevoir et dispatcher des marchandises dans des conditions optimales. Pour être efficaces, nous vous proposons de découvrir quelques conseils pour la gestion d'un entrepôt.
Qu'est-ce que la gestion d'entrepôt ?
La gestion d'entrepôt peut inclure différents types de locaux : entrepôt logistique, bâtiment frigorifique, structure de stockage pour produits chimiques, local de stock, etc. Il s'agit d'un lieu de stockage permettant de créer une optimisation de la gestion de marchandises.
L'entrepôt est une plateforme logistique. Il est organisé dans le but d'optimiser une gestion des flux entrants et sortants. Il est donc impératif de créer des aires de chargement et de déchargement des véhicules. Des quais seront nécessaires la plupart du temps.
L'organisation des modes de stockage est la base de la gestion logistique d'un entrepôt. En fonction des produits qui constituent le stock du bâtiment, il importe de prendre en compte certaines spécificités. C'est notamment le cas pour les produits frais, surgelés ou encore chimiques.
La gestion d'un entrepôt prend encore en compte la circulation des personnels, particulièrement au niveau des chariots automoteurs. Un protocole de circulation doit être mis en place afin de sécuriser le parcours des employés.
Dans le but d'être certain que votre entrepôt est fonctionnel, il est important d'assigner une partie du personnel au contrôle de la gestion des stocks. Cela comprend la réception et les modalités de stockage des marchandises au sein du bâtiment. Vous pourriez définir avec les responsables de quais de certaines procédures permettant de fluidifier cet entreposage. Une planification de la disposition de l'entrepôt s'avère essentielle.
D'autres éléments comme la gestion des commandes, la gestion des emballages ou encore de l'expédition des commandes entrent en compte. Il peut être intéressant de nommer un référent pour chacune de ces parties.
La gestion d'entrepôt implique encore l'acquisition et l'entretien du matériel : portes et quais de chargement/déchargement, transpalettes, gerbeurs, chariots élévateurs, etc. En fonction du matériel, certains contrôles techniques sont obligatoires. Il est important de tenir à jour des plannings et carnets d'entretien.
N'oublions pas la gestion des transports. En effet, pour un bon fonctionnement de votre entrepôt, il est important de prévoir des créneaux pour l'arrivée et le départ des camions. Pour les livraisons de vos commandes, on parle de gestion de tournées.
Enfin, la sécurité et la surveillance sont deux éléments à ne pas négliger dans un entrepôt. Il est essentiel de décourager les intrusions et les vols au sein d'un bâtiment de stockage. Une surveillance aiguisée permet encore de repérer les comportements potentiellement dangereux afin d'éviter les accidents.
Comment bien gérer un entrepôt ?
Entourez-vous de professionnels de la logistique, notamment de gestionnaires disposant d'un MBA logistique. Pour gérer correctement un entrepôt ou un quelconque lieu de stockage, il est impératif que le bâtiment soit prévu pour réaliser les différentes opérations de déchargement/chargement. Il doit permettre une circulation aisée des personnels, à pied et avec des machines de manutention. Enfin, pour la gestion administrative, ce bâtiment doit comporter des bureaux.
Le suivi des stocks
Pour bien gérer un entrepôt, il convient de mettre en place un suivi des stocks. Il consiste à surveiller le niveau des produits. Des outils de lecture, comme des scans de codes-barres, sont souvent déployés pour faciliter les inventaires et le suivi des marchandises. Les gestionnaires d'entrepôt peuvent ainsi suivre les différentes unités de stockage (SKU) présentes au sein du bâtiment. Le déploiement d'un logiciel spécialisé permet même de connaître l'emplacement précis de chaque marchandise dans l'entrepôt.
La réception et l'entreposage
Votre entrepôt doit bénéficier d'une procédure qui définit et optimise la réception des marchandises. Un protocole similaire doit s'appliquer pour l'expédition. Des systèmes de gestion d'entrepôt permettent de simplifier ces actions. La numérisation des informations est essentielle, car elle permet à tous les employés d'être en mesure de localiser une marchandise et de lui assigner une manipulation particulière. De tels logiciels permettent encore de connaître avec précision l'origine de chaque produit et leur destination éventuelle en affectant une tournée. Ces technologies offrent la capacité de gérer en temps réel votre entrepôt. Vous avez ainsi un aperçu global de l'état de vos stocks tout au long de la journée.
Le prélèvement et l'emballage des marchandises
Le prélèvement d'une marchandise est la procédure qui implique de suivre une liste précise regroupant l'ensemble des produits à prélever pour constituer une commande à expédier. La liste contient des informations sur le nom et le SKU de chaque produit. Elle indique encore les quantités.
Les marchandises sont ensuite conduites à un poste d'emballage. Elles peuvent être directement placées dans des boites/cartons. Si elles sont assemblées sur une palette, les personnels réaliseront le contrôle de la bonne disposition des cartons et procéderont à leur emballage. En fonction de votre système de gestion, les emballeurs peuvent connaître de manière informatique quel emballage utiliser pour quel produit et quelle quantité.
L'expédition
Plusieurs moyens permettent à un entrepôt d'expédier ses commandes à l'intention de ses clients. Ces derniers peuvent bénéficier d'options de livraison. L'entreprise peut disposer de son propre service de transport. Toutefois, selon ses activités, elle fait souvent appel à des transporteurs externes.
Le reporting
Le reporting regroupe l'ensemble des opérations offrant une visibilité globale des niveaux de stocks en temps réel ou à un instant T. Selon le logiciel de gestion, il est possible de connaître précisément un état des stocks. D'autres données pertinentes sont accessibles telles que le nombre de colis expédiés par heure ou encore par jour.
Des rapports peuvent être édités selon une certaine planification pour analyser des points de la gestion de votre entrepôt. Cela permet de mesurer votre efficacité et d'identifier d'éventuels axes d'amélioration.
6 conseils pour améliorer votre gestion d'entrepôt
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Définir une stratégie logistique
Pour gérer efficacement toute la chaine logistique d'un entrepôt, il convient de définir une stratégie adaptée à vos besoins. À cette fin, plusieurs informations doivent être collectées : volume des commandes à traiter, nature et nombre d'articles nécessitant des opérations d'entreposage, organisation du bâtiment, etc.
L'équipe de l'entrepôt est logiquement proportionnée à votre volume de commandes. Par ailleurs, plus ce volume est important et plus votre bâtiment de stockage aura une grande surface. Tous ces critères doivent vous permettre de définir une stratégie logistique.
Optimiser la surface de travail
Pour être un maximum efficace, il importe de limiter les déplacements chronophages et/ou inutiles. On parle d'optimisation des chemins de picking logistique. Dans cette optique, il convient de mettre en place un adressage précis des rayonnages de votre entrepôt.
Pour optimiser les déplacements, particulièrement des charges lourdes, il est important de privilégier le déploiement d'équipements de manutention : convoyeurs, transpalettes, gerbeurs, chariots élévateurs, etc.
Faites encore l'acquisition de logiciels performants qui incluent la lecture des codes-barres. Un équipement à la pointe doit vous permettre de localiser rapidement et facilement l'ensemble des articles disponibles dans l'entrepôt.
Structurer l'espace
Vous devez optimiser l'espace de votre entrepôt. À cette fin, prévoyez des rayonnages, des zones de surstock, des zones froides, des zones sèches, des espaces de réception et d'expédition, etc.
Créez un adressage précis pour ranger et collecter chaque produit le plus aisément possible. La méthode la plus répandue est le numérotage de chaque rayon, étagère et compartiment. Il s'agit d'aller du général au particulier : Zone 2, Rayon 7, Étagère 4, Compartiment 8. Cela pourrait donner le code de localisation suivant : 2-7-4-8.
Des employés spécialisés
Selon la taille et les spécificités de l'entrepôt, il peut être intéressant d'assigner des tâches spéciales à chaque collaborateur. Toutes les pratiques ne se ressemblent pas. Ainsi, il est possible de constituer des équipes responsables des réceptions tandis que d'autres se chargeront de l'expédition. Il peut être encore pertinent, en fonction de votre volume, de dissocier la préparation de commande de l'emballage.
Le classement logistique
Certains produits nécessitent un entreposage particulier. Il est logique de ne pas stocker des produits secs avec des articles nécessitant un stockage froid. De même, les produits d'entretien ne doivent pas être entreposés avec les produits alimentaires. Vous devrez définir des zones de stockage précises. Autre exemple : les marchandises lourdes devraient être placées à des endroits permettant leur manipulation par des engins de manutention.
Organiser un contrôle qualité
Les entreprises de logistique doivent éviter les erreurs d'acheminement pour satisfaire leurs clients et pérenniser leur activité. Afin de contrôler et d'optimiser vos performances, il convient d'organiser des contrôles à chaque étape de préparation des commandes. À cette fin, vous pouvez vous faire aider de scanners et de logiciels qui proposent des phases de vérification.
Autre point clé, sélectionnez des transporteurs qui sont capables de proposer le tracking de vos expéditions jusqu'au point de livraison finale. Cela vous permet d'informer vos clients d'un éventuel retard et réduit les risques d'égarement de vos colis.
Ces mesures ne sont pas exhaustives. Il en existe encore beaucoup qui s'appliquent selon les particularités de votre secteur d'activité. Une bonne gestion d'entrepôt est essentielle afin de pérenniser l'activité de votre entreprise. Elle vous permettra de cultiver une bonne image auprès de vos clients.