La gestion de trésorerie est un facteur clé de stabilité financière pour une entreprise, comme d'ailleurs pour un particulier. Elle permet de connaître en temps réel les liquidités dont on dispose en caisse ou à la banque, et que l'on peut utiliser à tout moment. Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur cet élément incontournable de la vie d'une entreprise.
Qu'est-ce que la gestion de trésorerie ?
La trésorerie est le principal actif dont disposent les entreprises pour régler leurs dépenses courantes et financer leur activité : salaires des employés, loyers, achats de stocks, impôts, frais de communication… La gestion des flux de trésorerie a donc un objectif de stabilité au moins, et de croissance au mieux.
Un solde de trésorerie positif est un facteur clé de stabilité, prouvant la bonne gestion financière pour une entreprise et lui garantissant un matelas de sécurité pour faire face à ses engagements. À l'inverse, la trésorerie est dite déficitaire ou négative lorsque les dépenses dépassent les recettes, conduisant alors l'entreprise à vivre à crédit. C'est une situation que tout chef d'entreprise tente d'éviter. D'où l'intérêt de savoir comment faire un plan de trésorerie.
La gestion de trésorerie permet d'évaluer le fonds de roulement de l'entreprise, c'est-à-dire les ressources dont elle dispose pour couvrir ses dépenses sans avoir recours à un emprunt. Elle permet de maîtriser ses coûts et ses dépenses à l'aide d'indicateurs précis, pour prévoir sa croissance à court et moyen terme.
La trésorerie d'une entreprise se mesure facilement : elle se calcule tout simplement en soustrayant le besoin en fonds de roulement (le montant TTC de toutes les charges ou investissements à régler) au fonds de roulement disponible (l'ensemble des recettes encaissées).
Gérer sa trésorerie ne consiste cependant pas simplement à surveiller ses relevés bancaires. La gestion de trésorerie implique d'autres activités telles que l'élaboration du prévisionnel, afin d'anticiper les imprévus et d'anticiper de futurs investissements.
La gestion de trésorerie fait partie de la gestion financière, mais ne doit pas être confondue avec celle-ci. La gestion financière traite en effet également les investissements à long terme stratégiques de l'entreprise, tandis que la gestion de trésorerie concerne l'emploi et le suivi à court terme des fonds.
Objectifs principaux d'un plan de trésorerie
Un plan de trésorerie répond à de nombreux objectifs, dont le principal est de planifier la croissance d'une entreprise au moyen d'une gestion efficace de ses mouvements de fonds. Cet objectif de croissance repose sur plusieurs objectifs secondaires plus concrets.
Garantir la solvabilité de l'entreprise
La solvabilité d'une entreprise peut être considérée comme son capital confiance auprès des banques, des investisseurs et des clients. La bonne gestion de la trésorerie permet de s'assurer de la marge dont l'entreprise dispose pour être en mesure de payer ses dettes et d'assurer les services qu'elle propose. C'est une notion importante tant pour les banques qui pourraient bloquer les avoirs de l'entreprise ou demander des frais de retard de paiement, mais aussi pour les clients qui auront tendance à fuir une entreprise qu'ils jugent précaire, ne serait-ce que dans l'assurance d'un service après-vente efficace.
Optimiser l'économie interne de l'entreprise
Savoir comment faire un plan de trésorerie pour votre entreprise permet de rationaliser les dépenses et de visualiser les économies possibles. C'est un excellent moyen de comprendre pourquoi les revenus de l'entreprise diminuent ou stagnent. Au moyen d'un bon plan de trésorerie, on peut définir les coupes budgétaires à effectuer, les dépenses à réduire, et ainsi amorcer une certaine croissance en jouant sur les flux de trésorerie.
Planifier et canaliser les flux de trésorerie
Grâce au plan de trésorerie, il devient facile de maintenir le niveau de liquidités de l'entreprise en compensant les unités déficitaires par les excédentaires, pour obtenir un bilan stable. En ayant une meilleure visibilité sur les différentes unités, on peut anticiper les entrées et sorties d'argent et maintenir un fonds de roulement pour chacune en fonction des besoins quotidiens. Il est en plus relativement facile pour une entreprise de taille modeste de jongler avec les unités pour canaliser les flux de trésorerie.
Composantes d'un plan de trésorerie
Document comptable essentiel dans la gestion de toute entreprise, quelle que soit sa taille, le plan de trésorerie donne une vision précise des flux d'argent internes et externes et de leur relatif équilibre ou déséquilibre. Pour arriver à cette clarté comptable, il faut cependant inclure certains éléments à votre plan de trésorerie.
Les entrées et sorties de liquidités
Bien plus qu'un simple bilan global, le plan de trésorerie doit détailler toutes les recettes de toutes les unités financières. À savoir, les revenus provenant des ventes de services, de produits, en prenant en compte certains délais de paiement qui pourraient fausser la donne.
Les fonds injectés par des actionnaires ou investisseurs doivent aussi apparaître dans un plan de trésorerie, tout comme les financements externes des banques (prêts bancaires) ainsi que les éventuelles subventions publiques et aides de l'État. De manière générale, chaque euro qui rentre dans les comptes de l'entreprise doit apparaître quelque part dans l'une des unités.
Pour équilibrer les entrées, il faut logiquement inclure les dépenses. Comme précédemment, elles doivent toutes apparaître clairement. Les charges fixes comme les loyers, les abonnements, ou encore les assurances et les salaires des employés... Mais aussi les charges variables, parmi lesquelles on trouvera les achats de matières premières, les coûts de production... qui peuvent varier grandement d'une période à l'autre.
Viendront s'ajouter ensuite les remboursements des intérêts d'emprunts, les différents investissements en matériel et équipement, et bien sûr les taxes. Celles-ci peuvent être nombreuses pour une entreprise et c'est l'une des unités du plan de trésorerie à ne jamais négliger, ne serait-ce que pour des raisons de tranquillité fiscale.
Le suivi des soldes
Les entrées et sorties d'argent permettront d'établir les soldes initiaux, disponibles au début d'une période, les flux nets de trésorerie, qui correspondent à la différence entre entrées et sorties par période, et le solde final. Ce dernier deviendra le solde initial de la période suivante, et ainsi de suite.
Faire apparaître la périodicité
Tous les plans de trésorerie ne sont pas réalisés sur la même base périodique. Certains sont mensuels, d'autres trimestriels, et certains peuvent même être annuels. Dans tous les cas, un plan de trésorerie ne peut être lu qu'à la lumière de la période qu'il représente. Il faut donc obligatoirement la faire apparaître.
Éléments annexes
Enfin, il est toujours utile de faire apparaître dans votre plan de trésorerie certains éléments comme des scénarios alternatifs en cas de retard de paiement d'un client, ou des dépenses imprévues qu'il faudrait engager. De même, certains secteurs d'activités sont sensibles aux différentes périodes et saisons, et ces variations doivent être prises en compte pour parer à toute éventualité et avoir une vision précise de la résilience des liquidités de l'entreprise.
Comment préparer un plan de trésorerie
Constituer un plan de trésorerie ne s'improvise pas. De nombreuses formations existent à ce sujet, et certains modules de formations spécialisées comme un MBA Finance d'entreprise donnent les clés pour réussir un plan efficace et clair. En tout état de cause, certaines étapes sont obligatoires pour tout plan de trésorerie professionnel.
S'accorder sur l'objectif et la périodicité du plan de trésorerie
C'est sur cette base que va s'établir votre plan de trésorerie. Il faut donc commencer par définir si votre plan sera mensuel, hebdomadaire, annuel... en fonction de la taille de l'entreprise, de son secteur d'activité...
L'objectif du plan peut être quant à lui d'avoir une visibilité globale des liquidités, mais peut aussi découler d'un besoin ponctuel de visibilité sur quelques mois durant une restructuration ou une manœuvre financière qui nécessite de la précision dans les comptes, comme un investissement ou la prévision d'un agrandissement de l'entreprise.
Rassembler les factures et informations financières
Pour établir le plan de trésorerie, il faudra avoir accès à toutes les informations financières de l'entreprise et être certain de n'en oublier aucune. Pour cela, il faudra se munir de toutes les factures, abonnements, feuilles de salaires... En clair, tous les justificatifs de mouvements d'argent, pour les inclure dans les différentes unités de votre tableau.
Utiliser un logiciel adapté à la trésorerie
Construire un tableau de trésorerie peut être assez simple pour une petite entreprise. Mais pour des structures plus complexes aux mouvements de fonds nombreux, il peut être judicieux de se munir d'un logiciel spécialisé qui offrira certaines fonctionnalités bien utiles, comme l'automatisation des calculs et la séparation des unités financières en catégories.
Ajustements et suivi du plan de trésorerie
Comme tout plan, le plan de trésorerie a vocation à être suivi et à évoluer le cas échéant.
La cohérence des prévisions concernant les délais de paiement, les dates de remboursement, les avoirs des clients... doit être vérifiée et le tableau doit être modifié en cas d'imprévu pour ne pas que l'erreur impacte la fiabilité générale.
Un tableau bien conçu doit permettre d'ajuster facilement les flux de trésorerie et de repérer visuellement les entrées, sorties et bilans pour être en mesure d'effectuer des ajustements au besoin. De même, en cas d'imprévu ou de nouvel événement impactant les revenus de l'entreprise, il faudra impérativement effectuer une mise à jour du tableau de liquidités, toujours pour des raisons de fiabilité. Car si le plan à suivre n'est pas fiable, cela peut mener à une vision faussée des avoirs disponibles et à des défauts de paiement dans les situations les plus graves.