La conformité des entreprises, également appelée compliance, consiste pour celles-ci à déployer diverses mesures préventives afin de ne pas être exposées à des risques de non-respect de la réglementation. La mise en place de cette conformité permet à l'entreprise de mieux gérer ces risques et de ne pas s'exposer à des risques financiers ou de réputation. Voyons qui est responsable de cette conformité et les fonctions de celle-ci dans une entreprise, comprendre pourquoi avoir recours à cette mise en place et comment se passe le contrôle.
Qu'est-ce que la conformité ?
La conformité ou compliance est un terme que l'on retrouve souvent dans le monde des entreprises. Le mot compliance est issu d'un terme anglais qui signifie « conformité ». Il désigne l'ensemble des procédés mis en place par l'entreprise afin de garantir le respect des lois, des normes et des règles éthiques qui sont applicables au domaine d'activité de l'entreprise. Cette conformité a un rôle important puisqu'elle permet de gérer et faire un contrôle des risques et la protection des intérêts de la société.
Compliance trouve son origine dans le verbe « to comply » qui signifie se conformer et respecter. Cela va au-delà de la simple conformité légale puisque cela englobe également une notion d'éthique sans oublier de responsabilité.
Parler de compliance, c'est parler de l'ensemble des procédés et pratiques qui va permettre à l'entreprise (mais aussi ses employés et ses partenaires) de respecter les différentes réglementations de son secteur. C'est une approche totalement proactive qui prévient les infractions. Il ne s'agit pas de répondre aux problèmes lorsqu'ils sont présents, mais bien de les prévoir au préalable.
On peut aussi voir cette notion de contrôle de conformité dans l'éthique des affaires. Il sera alors nécessaire de mettre en place des pratiques commerciales responsables et durables.
Lorsqu'une entreprise ne connaît pas parfaitement les différentes règles à respecter, elle peut commettre des erreurs. Et cela pourra avoir une influence néfaste sur ses ventes, mais aussi sa réputation. La mise en place de la conformité va donc s'appuyer, en premier lieu, sur différentes mesures. Celles-ci visent à concevoir :
Une culture dirigée vers le respect des règles, que cela soit de formation, de sensibilisation des dirigeants et du personnel ;
Des mécanismes d'alerte internes, de conseil, d'audit ou de responsabilisation qui vont permettre de créer de bons réflexes (détection, traitement).
La conformité en entreprise concerne tous les membres du personnel de l'entreprise. Une atteinte aux règles de la concurrence, par exemple, peut résulter d'une forme d'entente classique (répartition de la clientèle, entente du prix, échange d'informations…) ou de processus plus compliqués utilisant certains algorithmes. Dans ce cas, le travail de détection ne sera pas simple et il sera nécessaire de réfléchir au préalable précisément à son activité afin de mettre en place une politique de prévention et de contrôle adéquate.
De nombreux domaines peuvent être maîtrisés par quelques spécialistes, d'autres demanderont plus d'experts. Néanmoins, la culture de la compliance doit concerner tous les employés, de la direction aux fonctions commerciales, informatiques ou techniques, en passant par les cadres juridiques.
La compliance n'est pas un simple ensemble de règles à suivre. C'est un pilier fondamental pour la stratégie de l'entreprise. Cela permet d'assurer la pérennité de celle-ci et sa compétitivité. Le marché est, en effet, de plus en plus exigeant pour ce qui concerne la transparence ou l'intégrité.
La conformité réglementaire concerne donc un large éventail de domaines :
La lutte contre le trafic d'influence et le trafic. Lutter contre la corruption est un axe majeur de la compliance. Il sera indispensable de mettre en place différentes mesures afin de prévenir et détecter les actes de corruption en respectant la législation. Des codes de conduite devront être adoptés, mais il sera aussi nécessaire de former les employés.
La protection des données personnelles (RGPD). Lorsqu'en 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur, la protection des données personnelles est devenue capitale. Les entreprises devront donc s'assurer qu'elles collectent, traitent et stockent celles-ci correctement. Le droit des individus doit être parfaitement respecté et protégé des cyber risques.
La lutte contre le blanchissement d'argent et le financement du terrorisme. Les entreprises devront mettre en place des procédures de connaissance client (KYC), mais aussi de détection des transactions qui semblent être suspectes.
Le droit de la concurrence. Il sera ici question de prévenir les pratiques anticoncurrentielles (abus de position dominante, ententes illicites…). Il faudra alors mettre en place des procédures évitant les comportements anticoncurrentiels et, pour cela, former ses employés.
Les sanctions économiques et embargos. Il est important de vérifier que l'entreprise respecte les sanctions économiques présentées par les autres pays. Une veille constante sera donc nécessaire, tout comme des vérifications régulières.
La Responsabilité sociale des entreprises (RSE). Cela concerne le respect des normes sociales, environnementales et éthiques. Veiller aux conditions de travail, à l'empreinte carbone, aux pratiques durables et responsables sont au premier plan.
L'éthique des affaires. Cela promeut les pratiques commerciales responsables et éthiques. Cette notion est de plus en plus importante.
La conformité est, avant tout, un véritable engagement éthique. De plus en plus d'entreprises s'engagent dans cette démarche tant vis-à-vis de leurs employés que de leurs clients. Cela pourra alors devenir un argument de compétitivité. Ne pas respecter les règles peut provoquer un coût réputationnel important. L'image de l'entreprise sera dégradée.
Responsables de la conformité
Pour mettre en place la compliance au sein de votre entreprise, il peut être intéressant de faire appel à un compliance officer. C'est un responsable de la conformité, généralement rattaché au directeur. Celui-ci possède par exemple un MBA Conformité et a pour tâches :
La mise en œuvre de l'éthique et du contrôle interne de la compliance ;
La lutte contre la fraude ;
S'assurer que l'entreprise respecte les lois et normes ;
S'assurer que les règles de conformité sont mises en place et respectées ;
Effectuer des audits ;
Former les employés.
Les audits de conformité sont distincts des autres audits internes. Il peut donc être également utile de faire appel à des auditeurs experts pour réaliser le travail au mieux. Les règles à suivre évoluent sans cesse, il est donc indispensable de suivre ces évolutions et pour cela faire appel à des auditeurs est très utile. Ces professionnels vont comprendre les risques et les réglementations qui sont applicables. Ils établissent une culture de conformité au sein de l'entreprise, et garantissent une gouvernance d'entreprise optimale et pérenne.
Différentes étapes clefs sont à intégrer :
Définir les objectifs du contrôle ;
Collecter et analyser les données ;
Évaluer les risques de non-conformité ;
Tester les contrôles en place ;
Rédiger un rapport particulièrement détaillé ;
Suivre les actions mises en œuvre.
Vous pouvez sélectionner un auditeur interne ou externe.
Auditeur interne
Cet auditeur va analyser l'ensemble du fonctionnement de l'entreprise. Il pourra ainsi détecter les insuffisances et risques. Il réalisera le programme de surveillance et vérifiera la conformité. Ces audits et contrôles sont cruciaux pour la gouvernance de l'entreprise. Cet auditeur remplira sa tâche tout au long de l'année et est employé par l'entreprise.
Auditeur externe
L'entreprise peut aussi faire appel à un auditeur externe. Celui-ci interviendra alors uniquement lorsque l'organisation en a besoin. Il effectuera :
La revue documentaire ;
Prendra en compte les référentiels internes ;
Analysera les caractéristiques de l'entreprise ;
Évaluera les forces et faiblesses et les risques ;
Rédigera le cahier des charges.
Il est là également pour conseiller et fournir de précieux renseignements.
Fonctions de la conformité dans une entreprise
La compliance en entreprise présente plusieurs fonctions. Leur importance croît grandement au fil du temps.
Prévention des risques
La conformité est avant tout un outil indispensable pour gérer les risques au mieux. Avec elle, il sera possible d'identifier, évaluer et prévenir les potentiels risques en relation avec le non-respect des lois, les réglementations ou les normes éthiques. Établir une cartographie précise des risques est essentiel afin de mettre en place un processus efficace. Il sera ainsi possible d'éviter les sanctions, pertes financières et atteintes à la réputation.
Respect de la réglementation financière
Le domaine de la finance est également soumis à la conformité et doit suivre la réglementation financière. Les opérations qui sont faites par l'entreprise doivent être conformes aux dispositions légales et réglementaires, mais aussi aux normes et usages professionnels. Le risque de non-conformité peut entraîner des sanctions importantes dans le domaine judiciaire, administratif ou encore disciplinaire. Cette facette d'auto-évaluation va concerner deux points :
La conformité bancaire ;
La conformité financière.
Sécurité des données utilisateurs
La conformité se concentre sur la cybersécurité et donc la protection des données personnelles des clients et partenaires. Il sera donc nécessaire de gérer les données personnelles sensibles en respectant les exigences réglementaires, mais aussi les normes industrielles et les politiques internes. Ces normes peuvent varier en fonction des secteurs d'activités de l'entreprise, mais aussi le pays. Toutefois, certains objectifs restent similaires :
L'exactitude des données ;
La transparence et la connaissance des droits des utilisateurs ;
La protection des données sensibles (données personnelles, numéro de carte de crédit…) ;
Le stockage des données qui doit être suivi.
Cela inclut le RGPD. Ne pas respecter la conformité des données peut entraîner l'accroissement des risques de cybersécurité. L'entreprise pourra mettre en danger ses clients et partenaires, mais aussi encourir des amendes importantes.
Pourquoi avoir recours à la mise en place de la conformité ?
La conformité est essentielle, car elle permet de garantir un fonctionnement optimal de l'entreprise. C'est aussi un moyen de protéger au mieux les clients et les partenaires. Cela permet de ne pas réaliser des opérations non conformes.
La conformité est une série de processus visant à garantir que l'entreprise (dirigeants, employés) respecte les normes éthiques et légales. Elle a pris beaucoup d'importance avec la loi Sapin 2. Elle sert évidemment à prévenir et détecter les violations d'intégrité.
La loi Sapin 2 impose aux entreprises de mettre en place une protection du lanceur d'alerte. Les employés pourront ainsi indiquer et dénoncer les manquements et non-conformités sans risque.
Comment se passe un contrôle de conformité
Pour respecter la conformité de son entreprise, il faut mettre en place différentes étapes. Il sera ainsi possible d'éviter les violations des règles. La gestion de la conformité est donc importante.
Former ses employés
La première étape consiste à former au mieux ses employés aux notions de compliance. Faire connaître les éléments inclus dans la loi Sapin 2 est primordial. Il sera ainsi plus simple de prévenir et lutter contre la corruption. La formation doit permettre de comprendre les enjeux de la conformité et d'intégrer les différents aspects réglementaires.
Il sera ainsi possible de gérer au mieux la conformité en maîtrisant les outils de celle-ci :
La cartographie des risques ;
Le dispositif d'alerte ;
Le code de conduite ;
Le dispositif de formation ;
Les procédures d'évaluation des tiers.
Identifier les règles
Deuxième étape de la conformité réglementaire : identifier les réglementations spécifiques au secteur d'activité de l'entreprise. Il sera alors nécessaire d'élaborer un plan de conformité spécifique et détaillé. Celui-ci va inclure des procédures et des contrôles internes.
Prendre en compte les risques liés à la non-conformité
Pour bien contrôler les éléments de la compliance, il est aussi nécessaire de connaître les risques liés à la non-conformité. Cela permettra de prendre en compte plus efficacement ces risques : pénalités, amendes, poursuites judiciaires, perte de réputation, dégradation de l'image de l'entreprise, départ des salariés…
Évaluer les différents risques
Cette évaluation est indispensable. Il sera ainsi possible de classer ceux-ci selon leur importance et d'y répondre au mieux.
Atténuer les risques
Pour cela, il sera nécessaire de mettre en place des contrôles internes et les procédures appropriées. Il sera alors possible de minimiser ces risques de façon optimale.
Surveiller
La surveillance, tout comme le contrôle, est incontournable. La conformité est un travail sur le long terme et doit être permanente. Un système de suivi doit donc être mis en place. Un reporting régulier permettra aux dirigeants de prendre les bonnes décisions.