Toutes les entreprises sont soumises au respect des lois et règlements selon une certaine hiérarchie : lois internationales, européennes, nationales, puis plus spécifiques et dépendant de l'entreprise elle-même. Responsables du respect de celles-ci pour leur activité, elles se doivent de les connaître et d'établir pour cela une veille réglementaire.
Qu'est-ce qu'une veille réglementaire ?
La veille réglementaire consiste donc en une surveillance continue et en l'attention portée aux évolutions légales et réglementaires qui peuvent impacter l'entreprise. Ses objectifs sont réalisés par plusieurs acteurs du quotidien de l'entreprise, au moyen de divers outils et protocoles faciles à mettre en œuvre.
Quel est l'objectif de la veille réglementaire ?
Une entreprise a tout intérêt à mettre en place une veille réglementaire pour des raisons d'anticipation, de conformité, de gestion des risques et d'innovation. Ce sont là les quatre objectifs principaux de la veille réglementaire.
Connaître et anticiper les évolutions réglementaires
De manière générale, chaque entreprise doit connaître la législation à laquelle elle est soumise : les conventions internationales et européennes, les lois et règlements nationaux, comme la fiscalité, mais aussi les règles inhérentes à son domaine d'activité.
Assurer la conformité au sein de l'entreprise
Plus spécifiquement, les entreprises dépendent toutes d'une réglementation propre à leur domaine d'activité (le nucléaire par exemple, ou le domaine médical). Ces changements de réglementation, qui passent inaperçus aux yeux du grand public, ne doivent pas être ignorés par les dirigeants d'entreprises.
Gérer les risques juridiques
Le non-respect des cadres légaux et réglementaires peut entraîner de lourdes conséquences pour l'entreprise et son entourage : amendes, mises en demeure, voire fermetures administratives. De même, en cas de litige avec un client ou un concurrent, la non-conformité à un texte contraignant peut être soulevée par les parties, au bénéfice du plaignant.
S'adapter et innover
Hors domaine conflictuel, une bonne veille réglementaire peut permettre aux entreprises d'innover, notamment en retirant certains verrous juridiques. Par exemple, en autorisant des produits ou des protocoles jusque-là interdits, ou en favorisant la recherche dans certains domaines.
Responsables de faire une veille réglementaire
Si tout le monde peut apporter sa pierre à l'édifice et participer à la veille réglementaire à son niveau, on peut cependant distinguer quatre acteurs principaux, généralement institués par les entreprises et dédiés à cette tâche.
Service juridique
Souvent réservé aux grandes entreprises et aux multinationales, le service juridique y joue plusieurs rôles. L'un d'eux est d'effectuer une veille réglementaire générale, concernant la législation internationale et nationale à fort impact potentiel. Ce service est en général composé d'experts juridiques.
Service de la conformité
Très important au niveau de l'entreprise et de son secteur d'activité, le service conformité aura en charge la veille réglementaire interne. Il peut s'agir d'une nouvelle réglementation de l'activité ou des produits de l'entreprise, voire d'obligations administratives : affichage, sécurité dans les locaux, normes incendie... Ce seront ici des spécialistes de la conformité, diplômés d'un MBA conformité par exemple, qui seront responsables de la veille réglementaire.
Départements opérationnels
Les départements opérationnels sont, eux, concernés par une veille réglementaire spécifique, plus centrée sur l'activité elle-même. C'est par exemple la section RH qui aura en charge la surveillance de la réglementation dans son domaine, tout comme les différentes sections qui peuvent exister : machinerie, chimie, sécurité, gestes professionnels...
Prestataires externes
Même s'ils ne font pas partie de l'entreprise, les prestataires externes ont un rôle à jouer dans la veille réglementaire. Tout d'abord parce qu'ils travaillent pour une entreprise qui dispose de son cadre légal propre, mais surtout parce que certaines évolutions et certains changements de ce cadre peuvent impacter l'entreprise qui demande les prestations.
Outils pour réaliser une veille réglementaire
Pour faire une veille réglementaire, il existe plusieurs outils : l'outil informatique, bien entendu, mais aussi des moyens plus traditionnels, tout aussi efficaces, qui impliquent les établissements spécialisés et l'entourage professionnel.
Les outils informatiques de la veille réglementaire
La plupart des entreprises décideront de créer des fichiers informatiques de type tableur pour référencer toutes les informations sur le sujet. Mais la collecte d'informations, elle-même, peut se faire informatiquement au moyen de logiciels d'agrégation de données et de suivi de flux RSS.
Alertes et abonnements pour se tenir au courant
En configurant simplement des alertes Google au sujet de la réglementation en question, il est possible de recevoir des alertes en temps réel. S'abonner à des newsletters d'agences spécialisées est aussi un moyen efficace de faire une veille réglementaire.
Entourage professionnel et associatif
Plus traditionnels, mais non moins efficaces, l'entourage professionnel, les fédérations et les associations peuvent constituer une source précieuse d'informations pour une veille réglementaire, au travers de formations, de webinaires ou d'analyses.
4 conseils à suivre pour réussir sa veille réglementaire
Réussir une veille réglementaire n'a rien de compliqué. Il faut cependant se conformer à quelques conseils qui relèvent du bon sens et du professionnalisme.
Définir les besoins de son entreprise et les objectifs
La première chose à faire est de définir le cadre juridique et réglementaire dont l'entreprise a besoin : de quelle juridiction géographique elle dépend, si elle fait partie d'une activité réglementée, et enfin quel impact pourrait avoir une non-conformité pour elle et son entourage.
Sélectionner les bonnes sources d'information
La qualité de l'information a une importance capitale dans une veille réglementaire. Pour cette raison, savoir à quelle source se fier demeure la priorité de l'équipe en charge de la collecte. Priorisez les sources officielles et spécialisées, payantes au besoin, plutôt que les feeds automatiques non vérifiés.
Collecter, filtrer et analyser l'information
La collecte de données peut se faire de manière traditionnelle à l'aide d'un fichier informatique basique. Mais pour plus d'efficacité, il est recommandé d'utiliser des logiciels spécialisés pour classer et trier les données et ainsi faciliter leur analyse et la prise de décision en aval. En dehors de l'analyse, qui nécessite l'attention d'un expert, la plupart des tâches de collecte et de tri peuvent être automatisées.
Communiquer et faire appliquer les nouvelles réglementations
Nous en arrivons là au rôle du management et de la direction dans la veille réglementaire. La collecte des données et la mise à jour des réglementations ne servent à rien sans une application concrète au sein de l'entreprise. Le management se doit de regrouper les informations et de les partager avec les différents services concernés, avant de contrôler la mise en œuvre des mesures prises en accord avec la nouvelle réglementation ou par anticipation.