Lors du lancement d'un projet, l'une des premières étapes est la préparation d'une charte de projet. Ce document clé donne alors l'opportunité de poser des bases solides en définissant, notamment, un cadre clair aussi bien pour les objectifs à atteindre que pour la manière d'interagir au sein de l'équipe. La charte de projet se présente, par conséquent, comme un formidable outil facilitant la coordination, mais également la gestion tout au long de l'exécution.
Vous devez prochainement élaborer une charte, mais vous ne savez pas par où débuter ? Dans cet article, nous vous expliquerons l'importance de ce document à chaque étape du cycle de vie d'un projet, ainsi que les éléments essentiels devant y figurer. Nous vous dévoilerons aussi la manière de structurer une charte efficace vous garantissant la réussite de votre projet.
C'est quoi une charte de projet ?
Une charte de projet est en définitive un document officiel formalisant l'existence d'un projet. Pour ce faire, elle fournit un cadre pour son déroulement. Cette charte est la plupart du temps rédigée par le chef de projet en collaboration avec les parties prenantes. Ce document a pour but de définir les :
objectifs du projet ;
livrables attendus ;
contraintes ;
responsabilités de chacun.
Vous l'aurez compris, il s'agit d'un point de repère essentiel à chaque phase du projet.
Différences entre charte de projet et business case ?
Il est malheureusement courant de confondre une charte de projet avec un business case. Ils ont pourtant tous deux des objectifs bien distincts. Il faut en effet savoir que le business case est généralement rédigé avant la charte et a pour mission de justifier l'intérêt du projet ainsi que sa faisabilité. Pour y parvenir, ce document prend par exemple en compte :
les avantages économiques ;
les coûts ;
les risques associés au projet.
Une fois le business case approuvé, la charte de projet est alors élaborée afin de le formaliser. Elle décrit, pour ce faire, la manière dont ce dernier sera mis en œuvre.
Rôle d'une charte de projet dans son cycle de vie
Même si vous en doutez, la charte de projet joue un rôle fondamental et son importance ne diminue nullement au fil de l'avancement du projet. Elle garantit, en définitive, que toutes les actions sont alignées sur les objectifs initiaux.
Durant la phase d'initiation, cette charte sert à officialiser le lancement du projet. Ce document va ainsi autoriser le chef de projet à faire usage des ressources nécessaires, mais également à constituer son équipe. La charte légitime le début de la mission et fixe les grandes orientations de l'exécution à venir. En son absence, des ambiguïtés pourraient survenir quant à la direction à suivre.
Pendant la phase de planification, la charte de projet est, en revanche, le point de référence pour définir les plans détaillés du projet, autant au niveau des délais que pour les ressources ou même les livrables. Elle sert alors de guide et les informations que ce document contient servent à :
élaborer le plan de gestion du projet ;
structurer des outils comme le calendrier ;
rédiger le plan de communication ;
fixer les méthodes de suivi.
En cas de modification ou d'ajustement, la charte permettra de s'assurer que ces changements restent cohérents avec les objectifs initiaux.
La phase d'exécution est sans doute le moment où la charte est la plus consultée. Cette dernière guide l'équipe et rappelle à cette dernière les objectifs à atteindre tout en précisant les rôles et les responsabilités de chacun. Si des imprévus surgissent, la charte de projet peut servir à réévaluer les priorités et prendre des décisions selon les limites établies.
Au cours de la phase de contrôle et de suivi, la charte de projet donne l'opportunité de s'assurer que les objectifs fixés sont en voie d'être atteints. Elle permet de vérifier que les activités réalisées jusqu'à présent respectent bien les échéances et les livrables prévus. Le chef de projet, en s'appuyant sur la charte de projet, est alors en mesure d'évaluer l'avancement de la mission et d'identifier rapidement les écarts entre la planification initiale et les résultats actuels. Dans le cas où des écarts majeurs sont constatés, des ajustements peuvent être effectués pour garantir que le projet est réellement sur la bonne voie.
Lors de la phase de clôture, la charte de projet validera que les objectifs ont bien été atteints et que les livrables, eux aussi, respectent les attendus fixés au départ. Elle sert en outre de référence pour évaluer la performance du projet et pour tirer les leçons utiles à appliquer lors d'éventuels projets futurs.
Éléments essentiels dans une charte de projet
Pour être efficace, une charte de projet doit contenir des éléments clés offrant une vision complète, mais avant tout structurée du projet. Ces données établissent un cadre clair et évitent les malentendus ou bien les imprévus.
Les objectifs du projet
Ils sont le cœur du projet. Ils définissent en effet précisément ce que ce dernier doit accomplir. Chaque objectif doit toutefois être clairement défini pour éviter toute incertitude. Il est, par ailleurs, essentiel que ces objectifs soient mesurables pour pouvoir évaluer les progrès et la réussite du projet. Il est néanmoins impératif que les objectifs demeurent réalistes, en tenant notamment compte des ressources disponibles et des contraintes existantes afin de garantir leur atteignabilité. Ils doivent, de surcroît, être alignés sur la stratégie globale de l'organisation, assurant par conséquent leur pertinence. N'oubliez pas, par ailleurs, que chaque mission doit être fixée dans un cadre temporel précis, avec des délais bien définis pour chaque étape clé de ce dernier.
Les parties prenantes
L'identification des parties prenantes n'est pas à négliger pour le bon déroulement du projet. Ce sont, sachez-le, des personnes ou des entités ayant un intérêt dans la mission. Cela inclut par exemple :
le sponsor du projet finançant et soutenant ce dernier ;
les membres de l'équipe. Ce sont eux qui vont réaliser les tâches nécessaires à la réalisation des objectifs ;
les clients ou les utilisateurs finaux, ces derniers bénéficieront directement ou indirectement des livrables du projet ;
d'éventuels consultants ou experts externes, leurs connaissances peuvent être indispensables à certaines étapes.
Les livrables
Ils représentent les résultats concrets que le projet doit produire. Les livrables sont susceptibles de prendre diverses formes comme :
des produits ;
des services ;
des documents.
Chaque livrable doit être décrit avec précision dans la charte pour s'assurer que toutes les parties prenantes partagent la même vision des attendus.
Le calendrier
Cette planification temporelle est un élément central de la charte dans la mesure où il structure le déroulement du projet dans les temps. Il est essentiel de définir les grandes étapes et des échéances réalistes pour chaque phase. Le calendrier donne la possibilité de maintenir un rythme de travail constant et de s'assurer que toutes les tâches sont effectuées dans les délais impartis. Une planification pertinente intègrera des marges de manœuvre pour gérer les imprévus.
Les risques
Toute charte de projet doit obligatoirement inclure une évaluation des risques potentiels. Ces derniers peuvent être :
techniques ;
financiers ;
organisationnels ;
humains.
Identifier ces risques dès le départ offrira d'anticiper les problèmes potentiels et de préparer des plans de secours pour les gérer. La charte doit, par conséquent, inclure une stratégie degestion des risques décrivant de quelle façon chaque risque sera atténué ou résolu s'il se présente.
Comment rédiger une charte de projet ?
Vous devez rédiger une charte de projet ? Il est alors incontournable que vous ayez une approche méthodique afin de vous assurer que tous les éléments importants ont été pris en compte et que le document est à la fois complet et clair. L'aboutissement de votre projet en dépend ! C'est d'ailleurs pourquoi les programmes de master project management, par exemple, insistent sur l'importance de ce document pour bien guider les équipes.
Identification du contexte et des objectifs
Il est nécessaire avant toute chose que vous identifiez le contexte du projet et que vous définissiez les objectifs à atteindre. Le contexte peut notamment inclure :
la raison pour laquelle le projet est lancé ;
les problématiques à résoudre ;
les opportunités à saisir.
N'oubliez pas de formuler ces objectifs de manière claire et concise. Cela vous offrira de vous assurer que toutes les parties prenantes comprennent les résultats escomptés.
Identification des parties prenantes et clarification des rôles.
Une fois le contexte identifié, il est nécessaire que vous fassiez de même, mais cette fois avec les personnes impliquées dans le projet. Il est essentiel de préciser les rôles, mais aussi les responsabilités de chacun dès le départ. Cela évitera ainsi les malentendus, ou pire les conflits.
Définition des livrables et des critères de succès
La charte ne doit en aucun cas faire l'impasse sur la description des livrables attendus et omettre les critères de succès. Ces derniers permettront de mesurer les performances du projet. Cela inclut la définition des résultats finaux ainsi que les étapes intermédiaires servant à évaluer la progression.
Planification du calendrier et du budget
Le calendrier et le budget sont des éléments critiques de la charte de projet. Le calendrier doit inclure les principales échéances. Le budget, pour sa part, est tenu de fournir une estimation réaliste des ressources financières nécessaires. Ces deux éléments garantiront que le projet soit finalisé dans les délais impartis et dans les limites financières prévues.