Lorsqu'une entreprise veut analyser un point précis dans le domaine social, elle peut débuter un audit social. Cette technique peut être utilisée à titre préventif afin d'analyser la politique dans le domaine des ressources humaines ou à titre curatif pour résoudre un problème spécifique. Voyons ce qu'est cet audit social, et comment réaliser un audit de qualité.
Qu'est-ce qu'un audit social ?
Si l'audit social possède le même nom que les audits réalisés dans le domaine financier et comptable, c'est qu'il s'inspire de ces techniques. C'est un procédé qui se réalise en plusieurs phases :
Observation,
Analyse,
Évaluation.
Il sera alors possible d'identifier les différents points forts et faibles de son personnel. C'est aussi la possibilité de trouver des axes d'amélioration d'une structure dans le domaine des ressources humaines. Cet audit est donc utile pour situer l'entreprise par rapport aux normes et réglementations.
Il sera aussi possible de vérifier que les différentes pratiques dans le domaine de la protection sociale, du droit du travail ou encore des ressources humaines respectent les normes légales et conventionnelles.
Il sera donc indispensable d'utiliser différents outils, comme la convention collective ou les contrats de travail, pour déterminer cet audit.
L'audit social présente de nombreux atouts pour les entreprises :
Sécurité,
Qualité de l'information,
Efficacité,
Maîtrise des coûts,
Amélioration des choix stratégiques,
Amélioration de l'image de l'entreprise auprès des tiers.
L'auditeur social pourra discuter avec l'interlocuteur du dirigeant de l'entreprise, le DAF, le DHR ou le directeur opérationnel. Celui-ci devra être capable de se remettre en cause. Ce professionnel est avant tout un expert qui va évaluer les relations entre la direction et les salariés. Le travail de ce professionnel est principalement l'observation et l'écoute. Il analyse la qualité de l'environnement du travail, le comportement des employés et leur capacité à s'adapter aux changements dans l'entreprise. Sa formation se concentre principalement sur un Bac+5 en ressources humaines. Il peut également avoir obtenu un MBA audit et contrôle de gestion qui vise à interagir pour favoriser la performance des entreprises et la politique RH.
Cet audit social est principalement une évaluation officielle de l'implication de l'entreprise dans un projet ou une initiative de responsabilité sociale. Il diffère de l'audit RH. La distinction entre ces deux types d'audit se fait principalement dans les domaines d'évaluation et les objectifs spécifiques. L'audit social concerne à la fois les aspects sociaux et les pratiques RH de l'entreprise. C'est une évaluation qui comprend l'impact des décisions sociales et RH sur les différents employés, la culture organisationnelle et le fonctionnement intégral de l'entreprise. L'audit RH se concentre, quant à lui, sur les pratiques et politiques RH afin d'analyser en profondeur la conformité de l'entreprise avec les différentes réglementations légales, sociales et fiscales. Ces deux types d'audit diffèrent sur la portée et les objectifs. L'audit RH se concentre sur la conformité légale et fiscale des pratiques, alors que l'audit social travaille principalement sur les dimensions sociales et organisationnelles et élargit ainsi les perspectives.
L'audit social présente donc de nombreux avantages pour les entreprises. Il permet en effet d'identifier les forces et faiblesses, ce qui sera nécessaire pour prendre de bonnes décisions. Cela permettra également de renforcer la réputation de l'entreprise et son attractivité, et de réduire grandement les risques de litiges, de pertes de productivité et de sanctions réglementaires. C'est encore un moyen de favoriser un environnement de travail sain. Les employés seront ainsi plus heureux, engagés et fidèles.
L'audit social est donc un outil très important pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion des ressources humaines.
Types d'audit social
L'audit social peut se présenter sous différents types présentant différents objectifs.
L'audit social de conformité
Ce type d'audit évalue la conformité des pratiques internes utilisées dans l'entreprise en fonction de la réglementation. Il peut s'agir des conventions collectives ou de l'accord de branche.
L'audit social préalable à un changement
Lorsque l'entreprise fait face à un changement radical (structure, activité), cet audit sera réalisé.
L'audit social d'efficacité des pratiques RH
Cet audit vise à évaluer les performances pour ce qui concerne les pratiques RH.
L'audit social des stratégies
Celui-ci permet d'évaluer une situation de crise afin de dégager des solutions pour résoudre ces problèmes.
L'audit social interne
Cet audit met en lumière une situation interne pour déterminer des améliorations ou des recommandations. L'audit examine l'efficacité du système mis en place dans l'entreprise pour identifier les différents axes d'amélioration disponibles. Les processus seront alors optimisés via les recommandations formulées par le responsable de l'audit et permettront ainsi d'augmenter la performance de l'organisation. Cet audit s'appuie sur une approche méthodique et systématique d'évaluation des pratiques. Un contrôle interne et la gestion des risques sont aussi évalués. Les auditeurs pourront s'appuyer sur le Cadre de Référence International des Pratiques Professionnelles (CRIPP) de l'audit interne approuvé par l'Institute of Internal Auditors.
L'audit social interne évalue principalement le degré de maîtrise des opérations de l'entreprise. Il sera ainsi nécessaire d'identifier les points forts, les points faibles et les opportunités. Pour cela, il sera utile d'analyser différents documents, rapports, procédures et entretiens avec les salariés.
L'audit interne est consigné dans un rapport et est présenté au comité d'entreprise et aux dirigeants, et présente différents objectifs :
Évaluation de la conformité en fonction des lois, règlements, normes…
Amélioration de la performance et des procédures. Le responsable d'audit va recommander des axes d'amélioration.
Maîtrise des risques. L'audit interne va mesurer la robustesse du système de gestion des risques et proposera des ajustements pour minimiser les risques.
Accompagnement des décisions de la direction générale.
Mise en place des plans d'action selon différentes étapes. L'audit interne permet de mettre en place des plans d'action efficaces.
L’audit social externe
Ce type d'audit concerne l'activité de contrôle et de conseil qui est réalisée par un intervenant extérieur à l'entreprise. Celui-ci va vérifier la fiabilité des états financiers et va fournir une opinion objective sur les ressources et les risques de l'entreprise.
Cet audit externe peut cibler différents aspects de l'entreprise :
Organisation du travail,
Répartition des tâches,
Techniques de gestion et management,
Domaines fonctionnels,
Indicateurs commerciaux,
État financier,
Systèmes d'information,
Indicateurs commerciaux,
Processus internes et externes.
Ce type d'audit peut être réalisé par un commissaire aux comptes professionnels, un cabinet d'audit externe ou encore un cabinet indépendant.
Son principal objectif est de mettre en lumière les points forts et les améliorations possibles. C'est aussi un moyen de vérifier que l'entreprise suit de bonnes pratiques dans le domaine de la comptabilité. Il peut aussi :
Évaluer les niveaux de conformité aux normes et référentiels,
Détecter les anomalies et risques associés,
Proposer des ajustements.
Le déroulement de l'audit externe se fait en plusieurs étapes :
Vérifications des données comptables,
Établissement des rapports financiers,
Comparaison financière avec d'autres secteurs,
Rédaction d'un rapport d'audit.
Dans quels cas un audit social peut-il être réalisé ?
L'audit social présente de nombreux intérêts pour une entreprise. Il permet ainsi de :
S'assurer que les pratiques dans le domaine des ressources humaines sont conformes aux règles conventionnelles et légales,
Connaître les risques,
Évaluer les risques objectifs collectifs et individuels en matière sociale (rémunération, santé, sécurité…),
Optimiser le calcul des charges sociales et le coût,
Évaluer et améliorer la gestion des ressources humaines.
La réalisation d'un audit social peut être faite dans différents contextes. Le chef d'entreprise peut en faire la demande dans deux cas :
À titre préventif pour analyser la situation sociale de l'entreprise à un moment donné,
À titre curatif pour déterminer des solutions face à une situation critique.
L'audit social peut être réalisé dans le cadre d'une transmission d'entreprise (vente, succession, fusion, transformation du fonds), pour avoir une vision d'ensemble de l'entreprise avant de reprendre l'entreprise. Il peut également être réalisé lors d'une fusion ou une acquisition, une restructuration organisationnelle, un changement de direction ou de politiques. Il peut encore être fait lors d'une évaluation régulière de la performance de l'entreprise.
L'audit social peut concerner les grands groupes comme les travailleurs indépendants. S'assurer que le facteur humain est correctement pris en compte permet d'avoir des bases solides pour évoluer. Même un artisan doit veiller à la gestion humaine de son activité. Il pourra ainsi vérifier qu'il est inscrit aux bonnes caisses et régimes obligatoires (audit social de conformité), qu'il possède une protection sociale et une complémentaire retraite optimale.
L'audit social peut être entrepris pour assurer la conformité légale de l'entreprise, mais aussi améliorer sa performance RH et ainsi garantir un engagement optimal des employés.
Documents demandés pour un audit social
Pour faire un audit social, plusieurs documents seront demandés par le professionnel en lien avec l'audit social.
Contrats de travail
Il sera ainsi possible de vérifier précisément les activités des salariés.
Convention collective applicable
Cela va concerner les activités principales réalisées par l'employeur.
Accords collectifs de travail
Ce sont les textes négociés et conclus entre les partenaires sociaux.
Fiches de paie
Ces justificatifs de salaire sont des documents obligatoires à fournir aux employés.
Registre du personnel
Ce registre est obligatoire dans toutes les entreprises. Il y est noté tous les mouvements du personnel.
Autres documents utiles
L'audit social va aussi analyser les registres des contributions caritatives, les événements bénévoles, l'utilisation des énergies utilisées, les pièces liées à l'environnement de travail.
Comment faire un bon audit social
Étape 1 : Constituer une équipe d'experts qualifiés
Pour un audit social interne ou externe réussi, il est essentiel de former une équipe de professionnels hautement qualifiés. Ces derniers doivent disposer d'une expertise approfondie en matière de lois du travail, de gestion des ressources humaines et de compréhension des politiques internes de l'entreprise.
Étape 2 : Utiliser les bons outils d'analyse
Plusieurs outils sont indispensables pour collecter les données nécessaires à l'audit social. Parmi ceux-ci :
Les questionnaires et enquêtes remplis par les salariés.
La revue de la documentation, incluant l'examen des procédures internes, des politiques, des contrats de travail, des manuels des employés, etc.
Les entretiens avec les membres de la direction et les responsables des ressources humaines.
L'analyse des données, qui permet de traiter les informations recueillies pour identifier des tendances, des corrélations ou des anomalies.
Les comparaisons externes pour situer les pratiques de l'entreprise par rapport à celles du secteur.
L'expertise juridique, pour garantir la conformité aux lois et réglementations.
Étape 3 : Planifier l'audit social
La préparation et la planification sont des étapes cruciales pour garantir l'efficacité de l'audit. Cela implique :
Définir clairement les objectifs et la portée de l'audit.
Comprendre les attentes de l'entreprise.
Identifier les domaines à évaluer, tels que les pratiques de recrutement, les politiques de rémunération ou les conditions de travail.
Planifier les ressources nécessaires à chaque étape.
Étape 4 : Analyser les données collectées
Une fois les données collectées, il est temps de passer à leur analyse, qui peut inclure :
Les politiques internes.
Les procédures opérantes.
Les statistiques RH.
Les enquêtes de satisfaction des employés.
L'objectif est de dégager des tendances, de repérer des points faibles et d'évaluer la conformité aux normes et réglementations.
Étape 5 : Évaluer les performances et émettre des recommandations
Sur la base des données analysées, l'auditeur évalue les performances de l'entreprise en les comparant aux normes sociales, aux réglementations et aux pratiques du secteur. À l'issue de cette évaluation, des recommandations sont formulées pour améliorer les pratiques existantes.
Dans le cas d'un audit interne, il sera nécessaire de penser pilotage RH et gestion prévisionnels des effectifs. Il sera aussi utile d'instaurer un processus simple et continu. Pour ce qui concerne l'audit externe, la quantité de documents à étudier peut être très importante (parfois plus de 4000 feuilles). Il sera alors intéressant de faire appel à la transmission électronique.