Toutes les entreprises, de la PME à la superstructure internationale en passant par les start-ups, fonctionnent autour d'une organisation structurelle. Celle-ci varie de l'une à l'autre en fonction de la taille, du nombre de personnels, de la variété et du type d'activités exercées ou encore des objectifs visés. Mais aucune ne fait exception à la règle.
C'est quoi une structure organisationnelle ?
La structure organisationnelle est le squelette d'une entreprise. Il faut entendre par là qu'il s'agit de l'organisation de base qui définit tous les rôles, les responsabilités, les communications... Elle peut être constituée de secteurs, de groupes, de divisions, avec ou sans hiérarchie, la liberté est quasi totale quand il s'agit d'en fixer la forme. L'essentiel est de garantir l'efficacité de l'entreprise. Certaines formes s'imposent donc plus que d'autres. Il faut la définir avant de pouvoir lancer l'entreprise sur le marché et s'assurer de son fonctionnement. De plus, celle-ci n'est en rien définitive, et elle peut, voire même doit, être adaptée en cas de changement important dans les ambitions de l'entreprise. On pourra donc passer d'une structure centralisée à une décentralisée, d'une organisation hiérarchique à une horizontalité quasi égalitaire... Tant que l'on garde en vue les objectifs de cette structure, qui doivent être l'efficacité, la clarté et la communication.
Types d'organisation d'entreprise
Si de nombreuses formes de structures existent, les plus répandues, et probablement les plus efficaces, sont celles organisées selon le domaine, la finalité ou le contenu.
Selon le domaine
Une structure divisionnelle par domaine d'activité divise l'entreprise en unités (aussi appelées divisions), en donnant à chacune la responsabilité d'un domaine d'activité. La plupart du temps, chacune de ces divisions pourra opérer en presque totale autonomie et sera dotée de ses propres fonds et ressources.
L'entreprise lui donnera des objectifs généraux à atteindre, qui seront importants pour son fonctionnement global et alignés avec sa stratégie. Par exemple, une multinationale peut créer des divisions pour les marchés de différents continents ou pour différentes branches de ses activités. Par exemple, une entreprise d'électronique peut avoir une division consoles de jeux, une division smartphone, une division recherche et développement... C'est une structure très adaptée aux très grosses entreprises. Chaque division est responsable de ses bénéfices et de ses pertes. Pour cette raison, elles fonctionnent selon un mode décentralisé, les décisions étant prises au niveau de chacune indépendamment des autres. Elles peuvent même avoir leur propre département marketing, recherche, RH... Tant qu'elles suivent la feuille de route du PDG ou du conseil d'administration. Ce type de structure permet une grande spécialisation, ainsi qu'une bonne réactivité et flexibilité face aux aléas du marché. Bien souvent, les meilleures avancées dans un domaine sont dues à une division devenue experte et dont le département recherche et développement a été efficace. En revanche, les coûts d'une telle structure peuvent être élevés et la décentralisation peut rendre la coordination difficile entre les divisions, surtout si elles concernent des domaines d'activités ou des marchés qui n'ont rien à voir l'un avec l'autre. De même, il n'est pas rare d'assister à des conflits d'intérêts autour de mêmes ressources ou marchés.
Selon la finalité
Une structure décisionnelle par objectif réunit les activités et ressources autour d'objectifs ciblés. Cela peut être l'innovation, mais aussi la satisfaction client, l'expansion ou encore la croissance économique. Il s'agit toujours de divisions et de départements, mais qui fonctionnent de manière semi-autonome, en étant responsables de leurs objectifs. Elles ont généralement des équipes dédiées, formées à une spécialité. Une structure organisationnelle par finalité améliore la concentration de l'entreprise vers son objectif tout en conservant une bonne flexibilité. Elle permet de responsabiliser aussi plus facilement les intervenants et dirigeants, qui se dirigent vers un but tangible et mesurable. Le plus gros inconvénient de cette structure est le risque de créer des silos. Il faudra donc veiller à optimiser la communication et le management pour éviter qu'une séparation se fasse avec les autres divisions, au risque de ternir la synergie et de ralentir les progrès de l'entreprise dans sa globalité.
Selon le contenu
La structure par produit, ou par service, organise l'entreprise autour de départements autonomes responsables d'un produit ou d'un service. Il ne faut pas confondre cette structure avec celle basée sur le domaine d'activité. On parle ici d'une orientation spécifique sur un produit, et non un type de produit. Même si dans certaines entreprises, il pourra effectivement s'agir de la même chose. Chaque département aura donc la charge de toutes les composantes de ce produit, depuis le développement jusqu'à la vente, en passant par sa production, son marketing, sa distribution... D'un point de vue organisationnel, il s'agit presque d'entités indépendantes. Certains finissent par se séparer de l'entreprise mère pour devenir une marque à part, comme le montrent de nombreux exemples, dans le milieu automobile.
C'est le type de structure qui permet la plus grande spécialisation et la meilleure connaissance du marché. Mais cela implique d'avoir un département par produit, et donc de multiplier les ressources, les structures et les personnels. Ce qui engendre des coûts élevés si plusieurs produits sont fabriqués par la même entreprise. Mais parfois le résultat est largement à la hauteur, comme l'a prouvé la marque à la pomme, dont chacun des produits est indépendamment développé par un département dédié.
Les structurations organisationnelles ne sont pas exclusives l'une de l'autre, et de nombreuses entreprises utilisent des combinaisons de différentes structures pour tirer parti des avantages de chacune et atténuer leurs inconvénients. Par exemple, une entreprise peut adopter une structure matricielle qui intègre des éléments de la structure fonctionnelle et de la structure par projet, ou une structure hybride combinant des fonctions centrales avec des divisions par produit ou par marché. Une structure en réseau peut être intégrée à d'autres structures pour plus de flexibilité. Une grande entreprise technologique, par exemple, pourrait avoir des divisions centrées sur l'innovation, l'expansion internationale et l'expérience client, chacune utilisant une structure par projet, géographique ou fonctionnelle en interne. Cette flexibilité permet aux entreprises de mieux s'adapter aux changements du marché, d'améliorer la communication interne et d'optimiser la gestion des ressources.
5 mécanismes pour renforcer votre structure organisationnelle
Une fois établie la structure de l'organisation de l'entreprise, il faudra veiller à la maintenir et lui donner les moyens d'atteindre ses objectifs. Plusieurs mécanismes entrent donc en jeu : la communication, l'automatisation, la formation, la standardisation et la flexibilité.
Communication interdivisionnelle
Peu importe la structure que vous aurez choisie pour votre entreprise, les canaux de communication seront son système nerveux. Ils garantissent la cohésion de l'ensemble et permettent de coordonner les différents services. Il faut donc veiller à ce que rien ne l'entrave. Pour cela, il existe de nombreux outils comme des messageries internes, un intranet, voire pour les divisions géographiquement éloignées, des plateformes collaboratives en ligne. De plus, il faudra veiller de temps en temps à rassembler tout le monde le temps d'une réunion, pour que les départements se rencontrent et discutent de leurs avancées, de leurs difficultés et de leur stratégie. C'est au cours de ces moments de communication générale que les objectifs de l'entreprise devront être clarifiés, pour que chacun reparte avec une vision claire de sa mission et de son rôle dans la structure.
Automatisation des processus
Une grande partie des tâches répétitives et routinières d'une entreprise peut être automatisée à l'aide d'outils informatiques. Il s'agit d'un investissement qui permettra de libérer du temps et de l'énergie pour vraiment se concentrer sur une activité à valeur ajoutée. C'est d'autant plus vrai au sein d'une structure organisationnelle par activité. Les départements concernés pourront faire appel à des logiciels ERP ou CRM par exemple.
Formation continue des employés
Un autre investissement à faire dès le début de la vie d'une entreprise est celui de la formation des employés. Peu importe la structure choisie, les spécialisations sont tellement nombreuses qu'il est long et difficile d'apprendre sur le terrain. De nombreux programmes de formation existent pour permettre à chacun de connaître son domaine sur le bout des doigts et de participer activement au développement de l'entreprise. Des formations spécialisées en data, en management, ou plus globales, comme un MBA Executive, qui permettra de connaître les ressorts du management et de se familiariser avec tous ces procédés. Encore une fois, c'est d'autant plus vrai dans les types de structure par activité, tant les services informatiques, financiers, RH ou marketing demandent des connaissances pointues et à jour.
Standardisation des procédures
La standardisation permet d'établir un langage commun entre les divisions et les départements. Il s'agit par exemple de faire en sorte que tous les services travaillent sur le même logiciel, envoient leurs documents sous un même format, mettent en pratique les mêmes protocoles. De cette manière, l'on s'assure de la cohérence de l'ensemble, de la fluidité de fonctionnement des services et surtout l'on participe à la formation d'une culture d'entreprise forte.
Construire une structure flexible
Parce que les aléas du marché peuvent avoir une grande influence sur le fonctionnement d'une entreprise, il faut que sa structuration soit assez flexible pour pouvoir s'adapter en cas de besoin. Le dernier exemple de crise nationale (même internationale) dû à la pandémie a permis de prouver que seule la flexibilité pouvait permettre à une entreprise de survivre. Pour cela, il faut anticiper et utiliser des outils avancés pour permettre en cas de besoin de décentraliser des services, permettre le travail à domicile, mettre en pause certaines divisions, réorganiser le personnel... C'est très certainement le mécanisme le plus difficile à mettre en œuvre.